Is this just a preset list that they have within the software that determines the servers to connect to and the correct settings or is there a DNS-based or similar tool it uses to determine what those server details are?
Ele é chamado de serviço de Descoberta Automática do Exchange e enquanto os detalhes variam ligeiramente de versão para versão, é um serviço que é "configurado" no servidor do Exchange e destinado a funcionar com clientes do Outlook.
Você não seria capaz de usá-lo com outros servidores de e-mail, como você havia originalmente marcado sua pergunta, nem geralmente funciona com clientes ou aplicativos de e-mail que não sejam da Microsoft - não porque não pode, mas porque foi projetado pela Microsoft, para uso com seu cliente de e-mail (Outlook).
Se você ler o white paper, poderá obter detalhes sobre ele e será bem simples (o Outlook envia uma consulta ao AD, recupera um URL de descoberta automática e o ativa para tentar extrair os dados que ele auto- populates), então provavelmente não há nada que impeça alguém de apoiá-lo com um servidor ou cliente de email diferente, mas também não há muita motivação para fazer isso, pois ele depende do Microsoft AD, é um padrão proprietário utilizado pelo Microsoft Exchange e Microsoft Outlook e não oferece compatibilidade fora do ecossistema da Microsoft.
If it uses something that can be set up on the server side, what needs to be set to assist Outlook (or similar applications) with automatically getting server details for a server?
Ele é definido e configurado automaticamente quando você instala a função de servidor de acesso para cliente em um Exchange servidor, para que você realmente não precise configurar nada, além da função CAS em seu (s) servidor (es) Exchange. Há um artigo bastante útil, aqui , que Aprofunda um pouco mais sobre o que todo o serviço de detecção automática implica, que pode ser bastante útil para resolução de problemas, ou configurações de descoberta automática não padrão / não suportadas, mas há realmente muito pouco que um administrador realmente faz na configuração da descoberta automática. Ou ele funciona, e você está feliz ou não, e você tira um monte de problemas com o cabelo.