Os arquivos PST provavelmente devem ser considerados caches de dados em servidores de troca / imap. Geralmente, os caches devem ser ignorados, como arquivos temporários. Se estiver usando o Exchange, você pode fazer backup de tudo de uma vez, usando algo como veritas no servidor do Exchange. Se estiver usando um servidor imap, deve ser mais simples novamente.
Os documentos do Windows dos usuários (a maioria dos seus perfis, na verdade) também podem ser armazenados centralmente e, novamente, podem ser feitos backup de um local central. Você pode fazer isso usando um compartilhamento de arquivos no servidor ou usando uma caixa NAS / SAN.
Você também tem a opção de replicar o windows active directory / exchange servers (que oferece failover / dimensionamento) e, em seguida, fazer o backup da caixa replicada para evitar que o servidor principal fique lento.
Ah, e fique bem longe de soluções como VMWare: especialmente quando são soluções em busca de problemas, ou como neste caso, as soluções erradas para os problemas. A VMWare venderá essa música inteira e dançará sobre como o uso de suas coisas pode consolidar servidores e economizar seu dinheiro. O que eles não dizem é que VMWare significa grandes êxitos de desempenho e, para nivelar, você precisa investir em subsistemas de discos realmente bons (como uma solução SAN), etc.
O Xen é melhor, mas eu não usaria máquinas virtuais, exceto em alguns casos de uso específicos:
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construindo servidores virtuais dedicados e fazendo com que os clientes os aluguem por cerca de 1/4 do preço do hardware físico real. Para coisas internas, isso só precisa ser funcionalmente / organisacionalmente isolado, em vez de seguro, algo como chroot ou lxc é muito melhor.
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testando as coisas em pequena escala antes de comprar hardware real
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testando o trabalho de desenvolvimento entre plataformas.
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executando vários sistemas operacionais em minha própria máquina desktop para compatibilidade com aplicativos ou suporte ao usuário pouco frequente
Editar: Dado o que você adicionou sobre ser uma empresa em dificuldades, sugiro contratar um especialista em unix ou windows, e fazer com que eles configurem um servidor de e-mail com backups experimentados e COMPONENTES, junto com uma maneira simples de monitore os backups que você não começará a ignorar quando 99% das mensagens disserem "O backup da última noite foi concluído com êxito".
Para os arquivos, compre duas caixas NAS boas que suportam backups remotos, mova os perfis de todos para um e os backups para o outro. Ou alugue um serviço de backup externo. Lembre-se que os backups de ontem não são bons. Você precisa de um backup de ontem, um backup do dia anterior, na semana anterior, no mês anterior, seis meses antes e, de preferência, todos os anos, de acordo com os registros fiscais / setoriais.
Lembre-se de que os backups externos são sempre recomendados --- os dados de uma empresa representam todo o seu trabalho, por isso, mesmo que o prédio queime, os backups de dados realmente importam. E use esse argumento se você precisar lutar pelo financiamento.