Manipulando o arquivo PST do AutoArquivar do Outlook 2007

Question

Incentivamos nossos usuários a habilitar o recurso AutoArquivar no Outlook 2007 como forma de gerenciar os tamanhos de caixa de correio. No entanto, frequentemente acabamos incorrendo em problemas com o arquivo archive.pst que é gerado. Os dois principais problemas que temos são:

1. O arquivo archive.pst está localizado no diretório de perfil local do usuário e nunca é feito backup. Um disco rígido ou um laptop roubado pode resultar em meses ou anos de e-mails perdidos. Todos os outros dados pessoais são armazenados em compartilhamentos de rede, mas não podemos fazer isso para arquivos PST do Outlook.
2. Sem algum tipo de intervenção manual, o arquivo crescerá para tamanhos enormes. Embora o Outlook 2007 SP2 manipule os arquivos grandes melhor do que antes, ele ainda resulta em tempos de resposta lentos do Outlook e um aumento na probabilidade de um arquivo PST corrompido.

Para atenuar esses problemas pessoalmente, movo os arquivos para uma pasta c: \ Outlook e faço backup manualmente de uma unidade compartilhada a cada mês, aproximadamente. Além disso, giro arquivos todos os anos para que eu tenha um arquivo para cada ano (archive2008.pst, etc).

Obviamente, pedir aos nossos usuários que façam o mesmo não ajudaria muito. Precisamos de algum tipo de solução automatizada para cuidar dos pontos 1 e 2.

Eu tenho que imaginar que este é um problema comum para organizações do Exchange, então qual é o melhor método para lidar com isso?

    

Answer 1

Por meio do uso de GPOs, você pode gerenciar o que acontece com os arquivos .pst. Nós arquivamos automaticamente os nossos na rede onde são feitos backups regularmente e é fácil ignorá-los sendo salvos no disco local.

O arquivamento de e-mails não é uma panacéia para problemas endêmicos para os usuários. Essa é a necessidade deles de salvar tudo . Você tem que praticamente bater em suas cabeças que geralmente não há necessidade de salvar tudo. Para esse fim, temos o Exchange excluir tudo na pasta Itens Excluídos (os usuários tinham o hábito de usar isso como outra pasta e nunca esvaziá-lo.)

Pequenos lembretes sobre a limpeza de seus e-mails e como isso resulta em eficiências em toda a organização são úteis, etc., etc.

Editado para adicionar:

A Red-gate também tem um arquivador de intercâmbio e com base em outras ferramentas, essa deve ser top-notch.

    

Answer 2

Eu acabei de passar por isso e você está entrando em um mundo de dor. Microsoft diz para não colocá-los em uma unidade de rede, ntbackup é uma merda (você vai precisar de direitos de administrador para usar a cópia de sombra de volume, há um grupo de usuários de backup, mas isso não funciona), há um plugin do Outlook, mas os usuários tem que fechar as perspectivas para que ele funcione.

No final, acabei de colocá-los na unidade de rede. As únicas soluções reais que encontrei foram excluir os e-mails ou gastar dinheiro em uma matriz de armazenamento.

    

Answer 3

Na minha experiência, muitas pessoas usam excessivamente o arquivamento automático e PSTs, o que faz mais mal do que bem. Forçar seus usuários a gerenciar PSTs e arquivar seus e-mails exigirá uma intervenção manual constante e a falha é garantida.

As versões mais recentes do Exchange e do Outlook lidam muito bem com caixas de correio grandes ( nº de itens em uma única pasta é mais de um problema que o tamanho da caixa de correio ). Desde que seu servidor Exchange esteja configurado corretamente, com armazenamento decente (tamanho e desempenho) e você esteja executando uma versão recente do Exchange, caixas de correio grandes não são motivo de preocupação.

Se você está tendo problemas para gerenciar PSTs, dê uma olhada mais de perto em como você entrou nessa bagunça em primeiro lugar. Pergunte a si mesmo se é realmente necessário ter todos arquivados em PSTs.

    

Answer 4

Não sei quantas caixas de correio você tem ou se você pretende manter algumas ferramentas incorporadas para gerenciar isso. Você está aberto a ferramentas de terceiros? Se assim for, confira o GFI Mailarchiver . Eu não o usei pessoalmente, mas trabalhei com pessoas que tiveram ótimos resultados.

Há também a ferramenta de backup PST , mas pode ser desonesto na melhor das hipóteses, e só faz o backup quando um usuário realmente fecha o Outlook, mas isso iria levá-los até seus servidores.

    

Answer 5

Acho que o que GregD está dizendo é que colocar arquivos archive.pst na rede é bom, enquanto comentaristas abaixo dele podem estar pensando (corretamente) que hospedar arquivos PST para contas não-Exchange ( ou seja, POP) em compartilhamentos de rede é desastroso.

    

Answer 6

Se eu pudesse deixar um comentário ou votar GregD e SHolsh, eu faria.

Além disso, descobri que a raiz do problema é apenas porque sabemos como as coisas funcionam, mas certamente não significa que elas funcionem. Então, nos últimos dias, venho a cada usuário em nosso escritório, vendendo a ideia de arquivar seus e-mails com mais de três meses para o nosso servidor de arquivos (usando o arquivo archive.pst). Que, aliás, funciona bem (como você sabe).

Eu também apresentei a seguinte analogia: "Você arquivaria este documento (algo importante) no lixo ao lado de sua mesa? Então, por que arquivar este e-mail importante na pasta Itens Excluídos?". Perguntar a eles por que, então, faz com que eles entendam que o lixo em sua mesa é esvaziado todos os dias, assim como os itens excluídos.

Com isso, eu vi uma redução na quantidade de tempo / fita necessária para fazer backup do nosso servidor Exchange, e com o nosso servidor de arquivos, devido ao fato de que o arquivo é compactado um pouco, não houve um aumentar em proporção à redução no servidor de troca.

    

Answer 7

Nós usamos um vbscript no login para lidar com o PST do nosso usuário. O script lê o perfil do usuário do Outlook no registro e identifica os PSTs da mesma maneira que o Outlook identificará os PSTs que devem ser abertos. O script verifica o caminho de cada PST para ver se ele está localizado em um local de "rede" correto - se não, ele o move para o local de rede e altera o local no registro para que quando o Outlook for aberto ele vá para o local novo local para abrir o arquivo PST. Se o usuário for solicitado a "autoarquivar" e um novo archive.pst for criado, quando o script vir o novo pst, se ele for renomeado e movido para o local de rede automaticamente. Para usuários de laptop, gerenciamos o pst de maneira semelhante, mas o fazemos localmente na caixa e, em seguida, usamos um vbscript separado para fazer backup do pst no local da rede, a critério do usuário.

Deixe-me saber se você deseja ver o script.