Geralmente, eu recomendo recomendar o uso de qualquer tipo de recurso de arquivamento baseado em PST, se você se preocupa com a integridade dos dados de e-mail antigos.
Se os usuários estiverem tendo problemas de desempenho com a abertura do Outlook (porque sua "Caixa de entrada", como 20.000 itens, etc.), os usuários receberão algum treinamento sobre como usar pastas para enviar mensagens.
Se você tiver problemas de espaço, faça com que os usuários acessem o e-mail e exclua os itens desnecessários, instale uma política de gerenciamento de caixa de correio (permitindo que os usuários armazenem itens importantes em algum lugar indefinidamente, mas tornando-o um ato voluntarioso fazer isso) ou obter um produto real de arquivamento do Exchange.
Ainda não o usei, mas o Exchange Server Archiver da Redgate (Quem, aliás, anunciar no Server Fault) parece um produto bastante bem projetado e saudável. Eu tive um pouco de conversa por e-mail com eles sobre o produto e tive a sensação distinta de que ele foi bem pensado.
Uma "solução" que envolve arquivos PST está apenas trocando um problema por outro. Se você permitir que os usuários usem arquivos PST e os armazenem em suas unidades de disco rígido locais, você corre o risco de perder dados quando a unidade de disco rígido local falhar ou o PC for desligado. Se você armazenar arquivos PST em um computador servidor, você enfrenta backups inconsistentes (quando os usuários deixam o Outlook em execução anexado aos arquivos PST) e faz com que os backups diferenciais sejam gigantescos (porque o Outlook atualiza os dados modificados no arquivo PST toda vez que é aberto) ).
Me entristece toda vez que vejo alguém tirando e-mails do Exchange Server apenas para colocá-los em arquivos PST em outro servidor. Não é uma "solução" e é a Wrong ThingTM