Quais plataformas e aplicativos você está usando?
Eu não posso falar de configurações de universidade em particular (eu trabalho para um estúdio de efeitos visuais), mas talvez isso seja útil ... se você tiver perguntas mais específicas, eu provavelmente posso respondê-las.
drqueue deve ser muito bom para filas de renderização gratuitas / de código aberto. Meu trabalho atual usa o Alfred da Pixar, que é outra opção se você tiver licenças Renderman. Eu usei Rush no passado também. Eu também trabalhei em lugares que usaram sistemas proprietários / in-house, bem como sistemas de agendamento de tarefas mais genéricos, como LSF ou Gridengine - há muitas maneiras diferentes de esfolar esse gato.
No que diz respeito às notificações, você pode conectar um script pós-render simples aos usuários de email quando os trabalhos forem concluídos. Praticamente todos os sistemas permitem que você execute scripts pré / pós / etc como parte de um trabalho.
StudioSysadmins pode ser um recurso útil para você também ...