Eu acho estranho que esta série de posts tenha passado dos moderadores de serverfault (puramente porque eu fui batido nos knuckles antes). Muita emoção, pouco fato nas respostas. Agora estou fora da minha caixa de sabão.
Para responder à sua pergunta diretamente, não é possível usar um Lotus Notes Client para gerenciar isso de maneira independente. A sincronização da qual você fala é parte do Servidor Domino, ao qual o Lotus Notes Client se conectaria.
Se você está procurando uma substituição apenas por e-mail, então eu também recomendaria uma solução em nuvem - a escolha do fornecedor seria feita dependendo do tamanho da organização etc.
O motivo, a meu ver, para usar o Domino, seria a integração a aplicativos personalizados, pois o ambiente é muito personalizável. No seu caso, parece que isso pode não ser a solução certa para você.