É também uma idéia que eu me encolho ao ouvir, porque você tem pessoas que provavelmente não são "tech people" lidando com discos rígidos e viajando em seus carros com eles. Você não menciona a quantidade de dados que está fazendo backup, ou em que negócios você está, ou até mesmo como está fazendo os backups (copiando arquivos? Diferenciais com um programa em particular? ...) Está criptografado? As pessoas que não são "tech" não são conhecidas por tomar cuidado para não cozinhar equipamentos no banco de trás ou garantir que tudo esteja trancado o tempo todo.
Você também não menciona suas opções. Você menciona suas limitações, mas não opções ... por exemplo, há um pequeno espaço de escritório ou um dono de empresa com uma conexão comercial rápida em casa? Os dados podem ser copiados via VPN para um servidor externo, o que automatiza as coisas em grande escala e elimina o fator "whoops". Depende das suas necessidades de dados, no entanto. Eu mencionaria o dono de uma empresa porque isso também eliminaria o incômodo de demitir um funcionário com a coisa de backups.
A comutação de 5 unidades é definitivamente um exagero. Você realmente só precisa de um armazenamento externo; uma pessoa com o dever simplifica a gestão e rastreamento de recursos e responsabilidade.
A falta de dinheiro é uma reclamação comum, mas na verdade, resume-se a quanto vale recuperar seus dados. Quanto dinheiro a empresa perde se o servidor morrer? Quanto vai custar se os dados forem perdidos completamente? Se os golpes não puderem ser afrouxados ou se o dinheiro for encontrado para garantir a recuperação desses cenários, haverá outro problema com o qual lidar. Nenhuma empresa quer gastar mais do que deveria.
Minhas diretrizes pessoais são estas:
Quanto mais simples, melhor.
Quanto menos pessoas envolvidas, melhor. É mais confiável ter uma pessoa encarregada de fazer isso do que 5 pessoas correndo com dados.
Criptografe. Especialmente se estiver saindo do site.
Automatize. Se você puder usar uma solução VPN para vincular a um servidor de armazenamento externo, poderá delegar uma pessoa periodicamente para verificar os logs para garantir que os backups foram bem-sucedidos.
Se você for continuar a opção de disco rígido único, reduza-o a uma pessoa que o levar para fora do local. Mantenha uma unidade no site. Troque qual unidade é retirada do local. Verifique periodicamente as unidades em busca de erros de disco.
Você já levou em consideração problemas com o servidor? Mais uma vez, depende de quanto você confia no seu servidor e quanto tempo de inatividade você pode suportar, mas se a fonte de alimentação morre ou controlador / placa de rede falhar, quanto tempo você levará para voltar a trabalhar? Você consegue um segundo sistema para configurar como um espelho do primeiro, ou um suprimento de partes, caso o primeiro sistema falhe?
Certifique-se de que, se estiver transportando unidades, você tem um bom contêiner para transportá-lo (de preferência, um resfriador com isolamento / espuma para evitar que as mudanças de temperatura e fraturas selvagens danifiquem os pratos do disco). Talvez também seja um alvo de roubo um pouco menos atraente, pois as pessoas podem estar mais inclinadas a roubar uma pasta do que um almoço.
Avalie a sua situação em relação a quanto custa perder os dados, quanto você deseja investir na sua gestão (lembre-se de que, quanto mais complicado, maior a chance de algo dar errado ou maior a chance de outro as pessoas não vão seguir ou encontrar atalhos que levarão a problemas), e quais cenários são prováveis na sua situação para se proteger (drive morto, dados corrompidos, roubo, inundação ...) e então criar um procedimento DOCUMENTADO para Segue. DOCUMENTAR seus backups, documentar como você os está fazendo, quem contatar, quem está encarregado do quê, até mesmo as peças no servidor. Imagine (especialmente em um pequeno negócio) se uma nova "pessoa de TI" fosse contratada e, no segundo dia, seu servidor morresse e ninguém mais estivesse por perto. Você deve ter um fichário que possa ser folheado com todas as informações necessárias para colocar o negócio em funcionamento novamente.