Diretrizes para servidores de email - Como maximizar a capacidade de entrega para caixas de entrada remotas

Question

Minha associação sem fins lucrativos tem um servidor Exchange e um servidor ListManager para lidar com anúncios para nossos membros (cerca de 800 endereços de email) e vários listas de discussão de baixo tráfego.

No lado de entrada, nós executamos o Postini para filtrar todo o spam recebido, com um pouco de Spamassassin localmente para capturar o resto que o Postini sente falta.

Há um problema em que alguns dos e-mails que enviamos por meio de nossa instalação do ListManager estão sendo marcados como spam no Postini, enquanto outros são encaminhados. Não parece haver uma rima nem uma razão para a qual ela bloqueia e permite. Meu palpite é que estamos bem no "limiar" do spam e alguns termos que usamos nos e-mails o empurram para o limite. 99% dos e-mails são aceitos pelo servidor, mas suspeito que alguns serviços estejam enviando as mensagens silenciosamente ou colocando-os em pastas de spam.

Então, minha pergunta é: Quais são algumas diretrizes para obter a melhor capacidade de entrega dessas mensagens?

Alguns fatos sobre nossa configuração específica:

• Temos dois servidores internos (um Exchange, um Listmanager), no entanto ambos enviam emails usando o mesmo endereço IP.
• O registro MX de mensagens recebidas em nosso domínio e o que a maioria das mensagens são enviadas como (via [email protected]) é mx.mydomain.org. Isso é configurado como a entrada PTR para nosso endereço IP.
• Nosso ListManager está configurado para usar [email protected] como o endereço de, no entanto, ele usa Return-Path: [email protected] para rastrear mensagens devolvidas.

• Temos o SPF configurado para nosso domínio principal:

  v = spf1 ip4: 72.X.X.234 / 30 a: lists.mydomain.org mx: mydomain.org mx: lists.mydomain.org? all

• Estamos na lista negra de spam de cinco e dez, acho que eles nos bloquearam porque estamos na Verizon com um IP estático e algumas pessoas bloqueiam toda a VZ.

Há alguma coisa que esteja faltando que deva ser configurada para maximizar a capacidade de entrega de nossas mensagens? Podemos trabalhar com qualquer uma das grandes "listas brancas" para ajudar nisso? O que os "grandes" utentes usam? Eu tenho alguns pensamentos, mas queria verificar com os especialistas aqui.

Agradecemos antecipadamente por suas respostas!

    

Answer 1

Não tenho certeza se você está enviando um e-mail em massa ou executando um grupo de discussão. A maior parte do meu conselho é para o envio massivo de e-mails.

A entrega de e-mails tem 30% de configuração e 70% de gerenciamento de listas.

Configuração:

• Use SPF / DKIM / Goodmail (se aplicável) / etc
• Verifique se o DNS reverso está configurado corretamente
• Use os mesmos endereços IP de forma consistente
• Use o mesmo dos endereços de forma consistente

O gerenciamento de listas é muito mais complicado:

Você precisa remover os endereços antigos da sua lista. Isso pode ser incrivelmente difícil para o pessoal de marketing, mas é a coisa mais importante que você pode fazer. Muito mais importante que o conteúdo da mensagem, o SPF, etc. etc. Bem, talvez não o DNS reverso é a parte mais importante.

Especificamente para o gerenciamento de listas:

• Entre nos loops de feedback do hotmail / AOL / Yahoo / etc. Eles enviam as pessoas que marcam seus e-mails como spam, para que você possa removê-las da sua lista.
• Remover endereços de e-mail devolvidos
• Rastreie o usuário para abrir / clicar para cada usuário. Se um usuário não abriu / clicou em um email em 60 a 90 dias, remova-o da sua lista.
  • Segurei os endereços de e-mail "antigos" em endereços IP diferentes no passado para evitar poluir a lista "A" no passado.
  • O Hotmail (e possivelmente outros) usam endereços de e-mail antigos e não usados e os transformam em armadilhas de spam. Enviar email para eles repetidamente é uma péssima ideia.
• Estabeleça relacionamentos sólidos com os domínios para os quais você envia mais e-mails ou com as listas de spam que você mais usa. Se você trabalha com eles e segue as melhores práticas de cadastro / descadastramento, geralmente são bastante úteis.
• Faça com que seus usuários adicionem seu endereço de no catálogo de endereços. Muitas operadoras de email usam isso como uma lista branca (hotmail, gmail, etc)
• Faça tudo o que puder para sair das listas negras. Você está neles por um motivo. Corrija esse motivo e a maioria dos seus problemas desaparecerá.

Eu diria que 9 de cada 10 vezes, é melhor terceirizar o envio de e-mail para outra pessoa. É um trabalho enorme gerenciar esse processo para qualquer lista de tamanho decente.

    

Answer 2

Postei a seguinte resposta em este tópico .

Você provavelmente também vai querer analisar o DKIM: link

A Yesmail é uma empresa de marketing de correspondência que cuida de muitos desses problemas.

Outras coisas que você pode fazer são

• Execute seus e-mails através do Spamassassin antes de enviá-los, para garantir que eles não sejam muito altos.

• Evite HTML

• Evite URLs

• Verifique se os usuários sabem adicionar seu endereço de e-mail de saída ao catálogo de endereços ou à lista de permissões e, em seguida, ficar com esse endereço.

• Relacionado ao acima, tente ter apenas um endereço de e-mail de saída de onde as mensagens vêm.

• Verifique se o endereço IP do seu servidor de e-mail é resolvido de volta para o nome de domínio que ele afirma ao falar com outros servidores de e-mail.

• Use TLS, se possível.

Todos os itens acima são basicamente coisas que os filtros de spam procuram ao avaliar uma mensagem, portanto, seu objetivo final é evitar o maior número possível de acionamentos.