E-mail para equipe virtual?

Question

Um cliente meu tem uma pequena empresa de consultoria com cinco pessoas, que geralmente trabalham remotamente.

Eles estão acostumados a usar o Outlook, mas usar o POP não é uma boa opção, pois os e-mails acabam sendo espalhados nos diferentes computadores. Mesmo que os clientes estejam configurados para deixar uma cópia de uma mensagem no servidor, isso se aplica apenas aos e-mails recebidos, com os e-mails de saída disponíveis apenas no computador a partir do qual foram enviados.

Como permito que os usuários permaneçam no Outlook, mas mantenham todos os e-mails no servidor? Já ouvi falar do IMAP, que deve manter o servidor e os clientes em sincronia, mas não tenho certeza. Também estou preocupado com a latência devido ao acesso remoto pela internet, mas não sei se isso deve ser uma preocupação ou não.

    

Answer 1

Como já foi mencionado, o IMAP foi feito apenas para esse cenário e deve ser bom.

O Outlook pode ser usado como um cliente IMAP, mas o Thunderbird também seria uma excelente opção, possivelmente melhor, porque o Outlook é realmente destinado a ser usado com um servidor Exchange.

Outra possibilidade seria usar o webmail, onde tudo é armazenado centralmente. Você pode usar qualquer provedor comercial (como o GMail) ou, se preferir, configurar seu próprio servidor (ou hospedá-lo). Existem muitos excelentes servidores de email e pacotes de webmail, muitos softwares gratuitos (como o Postfix, SquirrelMail, RoundCube).

As duas opções também podem ser combinadas (provavelmente melhor): A maioria dos sistemas de webmail pode usar o IMAP (às vezes é o padrão), então você pode usar o IMAP e o webmail alternadamente, para máxima flexibilidade.

Quanto ao correio de saída, a maioria dos clientes IMAP permite que você armazene automaticamente uma cópia do correio de saída em uma pasta no servidor (seja na pasta "Enviados" especial ou na pasta em que você está atualmente). Em seguida, cópias de e-mail de saída estarão disponíveis como todos os outros e-mails via IMAP. Eu uso isso no Thunderbird.

EDITAR:

Além do correio, seu cliente pode fazer bom uso de algum tipo de software de colaboração / groupware com calendário compartilhado, etc. Veja por exemplo Existe algum servidor Exchange de código aberto? para algumas opções. Ou talvez um wiki seja mais apropriado. De qualquer forma, ter mais do que apenas e-mail para comunicação pode ser muito benéfico. No entanto, qual solução é apropriada dependerá do tipo exato de trabalho (trabalho de escritório regular, suporte técnico, desenvolvimento de desenvolvimento, trabalho criativo, pesquisa ...).

    

Answer 2

Eu consideraria seriamente falar com esse cliente de uma solução interna.

Para 5 usuários, é um exagero. Com o surgimento de soluções Exchange hospedadas, há vários motivos para usar o Exchange hospedado (ou outras soluções hospedadas, como o Google Apps):

• Segurança : É provável que uma empresa profissional com equipes de administradores possa manter a segurança de seus servidores mais restrita do que uma pequena com suporte a servidores terceirizados. Eles têm equipes dedicadas a manter os servidores atualizados com as atualizações mais recentes.
• Backups : a maioria dos provedores do Exchange também executa backups em seus serviços do Exchange, verifique as letras miúdas para certificar-se.
• Velocidade : uma vez fora do local, a velocidade desses provedores provavelmente será muito mais rápida que uma solução interna hospedada em uma conexão mais lenta.
• Confiabilidade : uma solução hospedada em um datacenter deve ter melhor tempo de atividade / confiabilidade do que uma interna.

A integração do Outlook com essas soluções é perfeita, se você estiver preocupado com o uso em cache de latência. Se usar o Outlook for uma obrigação, o uso do IMAP é uma invasão e você está perdendo muitos recursos que seriam úteis para uma pequena organização, como calendários e contatos compartilhados. O cliente Web com o Exchange é excelente para os momentos em que o Outlook não está disponível.

Sou um grande defensor de código aberto e usei muitos servidores de e-mail e clientes de e-mail diferentes. O 'rei' deles ainda é o Outlook para uso comercial total. E o servidor que funciona melhor com o Outlook é o Exchange.

Tudo isso sendo dito, e esperando que eu não saia como um xelim para a empresa, eu usei um provedor que tem sido ótimo e que é Intermedia . Eles têm contas de revendedor para que você possa "vender" as soluções conforme você oferece suporte. Kerio também tem um clone que eu não tentei, mas ouvi que funciona bem no lugar do Exchange hospedado. Há muitos jogadores por aí, então encontre um que se encaixe na conta da sua empresa-alvo. Espere pagar cerca de US $ 10-15 / mês / caixa de correio pelos planos de troca hospedados.

    

Answer 3

Configure os clientes para não salvar uma cópia dos emails de saída. Também configure-os para automaticamente bcc o mesmo email: "Enviado de < endereço1 > para < endereço1 >". Configure uma regra que, se o email for < address1 > e eu não estou listado como um dos destinatários, então arquive-o em Itens Enviados.