Recomendação para Solução de Gerenciamento de Documentos [fechada]

Question

Acabamos de ser informados por nosso fornecedor de software que o sistema de gerenciamento de documentos personalizado que eles escreveram não está mais em desenvolvimento e não será suportado no futuro. Então, estamos olhando para novos sistemas de gerenciamento de documentos. Requisitos:

1. Vários vetores de entrada, recebemos documentos por e-mail, fax, digitalização, e do aplicativo de origem
2. Capacidade de redigir ou ocultar dados. Os clientes podem enviar um pedido por fax com os dados do CC, queremos anexar a imagem do formulário de pedido ao registro do pedido, mas os dados do CC precisam ser protegidos. O mesmo com IDs fiscais. Certos usuários devem poder ver os dados editados, mas o acesso deve ser registrado.
3. Controle de versão em documentos. Gostaríamos que o Desenvolvimento de Produto e Marketing fosse capaz de rastrear várias versões de documentos como o Packaging Designs, mas garantir que os usuários tenham a última versão aprovada.
4. Integração AD, meus usuários não precisam de outra senha.
5. Capacidade de integrar a outros aplicativos. Nosso sistema atual oferece chaves de função no sistema de entrada de pedidos que geram o aplicativo visualizador e abrem o documento correto.
6. Instalação de importação em massa, temos meio terabyte de documentos existentes no sistema antigo que gostaríamos de importar.
7. Política de retenção. Eu gostaria que o sistema cumprisse a política de retenção corporativa, de modo que, quando um documento de um certo tipo atingisse uma certa idade, ele fosse excluído ou pelo menos marcado para exclusão manual.

Somos uma loja Windows Server e HP-UX.

Alguém tem alguma experiência com sistemas de gerenciamento de documentos que gostaria de compartilhar?

Obrigado.

    

Answer 1

Já pensou em usar uma plataforma de gerenciamento de documentos on-line de software como serviço que fornecerá todos os recursos e funcionalidades de que você precisa? Com uma solução SaaS, você elimina a necessidade de comprar servidores, software, armazenamento e a necessidade de fazer back-ups, patches ou atualizações. Estes são fornecidos pelo fornecedor com um contrato de nível de serviço garantido.

Além disso, com opções de pagamento por assinatura, permite ao cliente a acessibilidade de uma solução que oferece retorno imediato do investimento. Você pode se inscrever e estar em funcionamento dentro de algumas horas. Os fornecedores dependem da sua assinatura, portanto, o atendimento ao cliente deve sempre exceder as expectativas. Se você está interessado em uma solução deste tipo sinta-se livre para visitar www.docuvantage.com

Atenciosamente,

    

Answer 2

Eu recomendaria o Alfresco. É um software livre de código aberto, e há suporte para empresas caso você precise.

1. Multiple input vectors, we receive documents via e-mail, fax, scanning, and from the originating application

OK. Existem muitas interfaces de entrada, incluindo email, CIFS, etc.

2. Ability to Redact or obscure data. Customers may fax an order with CC data, we want to attach the image of the order form with the order record, but the CC data needs to be protected. Same with Tax IDs. Certain users should be able to see the redacted data

Você quer dizer manipular imagens? Isso precisaria de um pouco de desenvolvimento personalizado. Alfresco permite scripting e manipulação complexa usando vários transformadores como o ImageMagick, então eu acho que não seria muito difícil.

access should be logged.

OK. A auditoria está disponível para que você possa ver quem acessou o quê.

3. Version control on documents. We'd like Product Development and Marketing to be able to track various versions of documents like Packaging Designs, but ensure that users have the latest approved version.

OK. Alfresco tem controle de versão completa. Não está ativado por padrão, mas você pode ativá-lo.

4. AD integration, my users don't need another password.

OK. Sincroniza do AD usando o protocolo LDAP.

5. Ability to integrate to other apps. Our current system, offers function keys in the order-entry system, that will spawn the viewer application, and open the correct document.

OK. A Alfresco implementa muitas APIs de integração, como JCR ou CMIS.

6. Mass import facility, we have a half a terabyte of existing documents in the old system that we would like to import.

OK. Os usuários podem soltar documentos em um compartilhamento do Windows, usando o Windows Explorer. Essa é a maneira típica de importar terabytes de dados.

7. Retention Policy. I'd like a way to have the system comply with the corporate retention policy, so that when a document of a certain type reaches a certain age, it gets deleted, or at least marked for manual deletion.

O módulo de gerenciamento de registros da Alfresco tem uma noção de política de retenção. É também open source gratuito.