Tenho quase certeza de que não há uma maneira de fazer o que você está pedindo "fora da caixa", mas o que eu consideraria:
- Se o software em questão é seu, eu deixaria o software monitorar o espaço livre disponível.
- Se não, então, um script PowerShell durante a noite para enviar por e-mail aqueles usuários que estão próximos de sua cota.
- A menos que você esteja salvando muitos dados diariamente, por exemplo, que um usuário possa passar por 50% de sua cotação no mesmo dia, isso pode se resumir à educação do usuário.
Espero que ajude.