Você sabia que o Exchange já faz "Se eles estão em uma reunião, ele deve aparecer no calendário"? Chama-se Free / Busy e, a menos que você tenha feito algo fora do comum, ele já deveria funcionar. Quando você tenta convidar alguém para uma reunião, pode ver se ele está livre (ou ocupado).
Além disso, você pode usar o compartilhamento e as permissões de agenda, da mesma forma que aplica as permissões NTFS, para que os administradores e usuários individuais possam tornar os detalhes reais das entradas da agenda visíveis (ou até editáveis) por outros usuários.