Use um Wiki
Acho que você descobrirá que um Wiki bem formatado funciona EXTREMAMENTE bem.
O principal problema dos sistemas de rastreamento de ativos é que todos têm uma ideia do que querem (e não querem) rastrear.
Alguns sistemas são excessivamente complexos, enquanto outros são encontrados em falta.
O bom pensamento sobre uma solução baseada em wiki é que você pode criar um "modelo" padrão e começar a rastrear suas máquinas dessa maneira.
Se você decidir alterá-lo no futuro, é fácil.
Eu recomendo uma página por máquina e, em seguida, uma "página mestra" ou páginas (talvez no nível do departamento ou o que for conveniente) para vincular tudo.
Espero que isso ajude.