Encaminhamento de infra-estrutura de e-mail / e-mail

Question

Estamos tentando melhorar nossa infra-estrutura de e-mail em nossa pequena empresa. Usamos uma solução de hospedagem na web que possui todos os nossos endereços de e-mail (portanto, nenhum servidor de troca, google, etc).

Aqui está um cenário:

Temos um endereço de vendas e um funcionário é responsável por atribuir e-mails a funcionários individuais (e-mail do cliente para vendas para o endereço de e-mail do funcionário). Vamos dizer que um e-mail foi atribuído a Joe. Ele lida com o cliente por alguns dias, mas depois Joe fica doente por alguns dias.

No cenário acima, como você continuaria ajudando esse cliente quando tudo estivesse sendo enviado pelo e-mail de Joe? Eu acho que definir tudo para encaminhar de Joe para o funcionário temporário seria uma solução fácil, mas seria chato ter que encaminhá-lo, depois alterá-lo quando ele voltar.

Em outras palavras, existe um padrão de design recomendado para seguir com a configuração de uma infra-estrutura de e-mail, se isso fizer sentido para essa situação específica? Eu acho que esse problema já foi resolvido com uma solução mais fácil por aí. Estamos usando o outlook. Obrigado!

    

Answer 1

Encaminhar tudo, de Joe para outra pessoa, não controla a situação geral do trabalho em andamento, pois ele só encaminha mensagens futuras. Isso e dar a alguém acesso à conta de Joe também tem problemas de confidencialidade, pois Joe pode receber alguns e-mails como pessoais, usados para fins de recuperação de senha etc. Usar endereços pessoais para fins de atendimento ou vendas tem esse tipo de problema, mas por sorte há muitas abordagens para resolver isso.

• Respostas automáticas.
  • Você pode adicionar uma resposta dizendo que os clientes podem entrar em contato com outra pessoa durante a ausência.
  • Contras: o cliente precisa agir. Os spammers receberão respostas também.
• Listas de distribuição.
  • É um recurso do lado do servidor, mas não limitado ao Microsoft Exchange.
  • Todos recebem a mesma mensagem.
  • Contras: É difícil garantir que outra pessoa não tenha respondido / não esteja trabalhando no mesmo caso.
• Contas / caixas de correio de e-mail compartilhadas. [email protected] / [email protected] , etc.
  • Um único ponto de contato fácil para o cliente.
  • O Microsoft Exchange permite o compartilhamento usando credenciais próprias, outras podem exigir o compartilhamento das informações da conta real com todos os membros.
  • Usando assinaturas diferentes, você pode saber quem respondeu e a exibição Mostrar como conversas do Outlook ajuda a acompanhar o caso.
  • Você pode adicionar uma estrutura de caixa de correio que ajude a lidar com o fluxo de trabalho & fases, e. John\unfinished , John\waiting-for-reply , John\finished . Dessa forma, você pode reivindicar o caso para você, mas qualquer outra pessoa pode transferir o caso para, por exemplo, Jane\unfinished .
• Um sistema de tickets.
  • Uma versão atualizada de caixas de correio compartilhadas, com acompanhamento e monitoramento avançados.
  • Não funciona apenas no sistema de email, mas pode exigir um servidor (web).
  • Código-fonte aberto: OsTicket & OTRS grátis .
  • Gratuito: Freshdesk , Spiceworks , C-Desk & ngDesk .
  • Muitas soluções comerciais, mas podem estar fora do escopo, sabendo que você tem pouco orçamento.
  • Dependendo do nível de confidencialidade, você pode precisar de um que hospede sozinho.