Duas maneiras:
- Usando softwares como o Arquivamento de e-mails da Red Earth. Ótima solução. Acredito que outras empresas como a GFI também têm uma. Você simplesmente pode ler tudo o que os funcionários produzem com direitos de acesso às coisas que você concede acesso também. Não é grátis, mas também não é super caro.
- Usando dois perfis do Outlook no Outlook. Um com conta e perfil normais e o segundo com caixas de correio adicionais que gostaria de monitorizar mas ... com a Marcação de Leitura desactivada. Esta opção é definida por perfil, então você não pode usá-lo no seu perfil principal, pois você teria todos os seus e-mails não lidos ou pelo menos seria doloroso marcar o item como lido. Mas no caso de caixas postais de outros funcionários, isso deve funcionar muito bem.
Espero que alguém ache isto útil: -)