3 caixas de correio do Exchange com 50 GB e crescendo. A pesquisa / indexação é lenta. Opções?

Question

Temos um cliente especial que precisa de e-mails como se precisássemos de água.

Há 3 usuários, cuja caixa de correio tem cerca de 50 GB (em novembro passado) e ainda está crescendo. Tem um servidor Windows com 24GB e MS Exchange. As máquinas dos usuários são novas, com 6GB cada. O hardware não é um problema, no entanto, com o Exchange, o Outlook e a Indexação do Windows, estamos tendo uma grande dor de cabeça.

Compramos o MailStore (software de terceiros) e o instalamos, para que os e-mails com mais de 6 meses sejam diretamente arquivados todas as noites. O problema é que pesquisar os e-mails é lento (no Outlook, no Mailstore, tudo bem), os usuários precisam de uma maneira melhor de procurar seus e-mails. Eles nem gostam muito de ir para a guia MailStore (no Outlook) e pesquisar lá.

Que opções devemos tentar?

Como você lida com caixas de correio que crescem cerca de 1 GB por mês? Além disso, a Indexação / Pesquisa do Windows demora muito para indexar toda a caixa de correio, mesmo que seja apenas com e-mails de 6 meses atrás (todo o restante está no MailStore). Por 6 meses, quero dizer 15GB no valor de arquivo OST. Temos a liberdade de alterar / adicionar hardware ou software, mas não podemos mudar a maneira como o cliente deseja trabalhar.

Especificações:

Servidor: Windows Small Business Server 2011 Standard
x64 CPU Intel Xeon E5-2620
24 GB de RAMExchange Server 2010 14.03.2013.003
Usuários: Windows 8 64x, 6GB (não tem mais detalhes aqui)
Outlook 2010 Professional

    

Answer 1

Concordo com a Hopeless e vou oferecer minha opinião sobre isso.

1. Considere, pelo menos, mover esses 3 para seu próprio banco de dados de caixa de correio no Exchange.
2. Ofereça treinamento e conhecimento sobre como usar EMAIL corretamente. Isso é uma tonelada de e-mail em 6 meses, o que significa que eles são as pessoas mais populares do mundo, ou estão trocando anexos de arquivos e armazenando tudo no Exchange / Outlook, que ao contrário da maioria das crenças dos usuários não é um servidor de arquivos / loja.
3. Ofereça maneiras alternativas de armazenar / enviar / receber esses anexos grandes. Talvez exista uma maneira melhor como um armazenamento on-line seguro ou um site FTP seguro. Envie os links por e-mail em vez dos anexos grandes.
4. Seja mais agressivo com o cronograma de arquivamento. Defina para arquivar depois de 3 meses em vez de 6. Explique os benefícios.
5. Ajude-os a gerenciar melhor a aparência de sua caixa de correio. Se eles estiverem constantemente pesquisando e-mails, talvez eles não estejam categorizando / criando pastas / organizando seus e-mails adequadamente para encontrar as coisas com rapidez e eficiência. Talvez eles devessem criar subpastas e regras automáticas, etc., que permitiriam que eles pesquisassem apenas essas subpastas em vez de toda a caixa de correio.

Uma "possibilidade" poderia ser intermediar uma oferta do Office 365 para eles e fazer uma implantação híbrida onde esses três usuários malucos estão no O365. Isso daria a cada caixa de correio de 50 GB, além de um arquivamento ilimitado. Apenas uma opção que você pode investigar.

No final, há muito o que você pode fazer com a tecnologia atual. Trabalhe para explicar os prós / contras de sua solução atual, quais opções estão disponíveis e onde você deseja orientá-las com base em sua experiência. Uma boa explicação pode provar a eles que eles não podem ter o mundo sem alguns problemas ao longo do caminho.

    

Answer 2

Seu cliente ficará desapontado. Se eles estão empenhados em ter caixas de correio ridiculamente grandes e pesquisá-los através do cliente do Outlook, o desempenho deles será ruim, e essa é a linha de fundo.

Não importa se você os alterna para uma plataforma ou tecnologia diferente - pesquisar 50 bilhões de bytes de texto será lento quando eles estiverem executando a pesquisa de suas estações de trabalho por meio de um aplicativo cliente (Outlook). A solução adequada para fazer esse tipo de pesquisa rapidamente é conhecida como banco de dados. O motivo pelo qual pesquisar a MailStore é mais rápido é que é um banco de dados. Os arquivos OST ou PST não são um banco de dados.

O Outlook é um cliente de email, não um banco de dados. É por isso que ele funciona como um cliente de email e não como um banco de dados. Infelizmente, não há uma "solução" para essa diferença fundamental. Eles vão ter que procurar pelo mailstore, ou viver com buscas lentas (ou não manter muito mail).

    

Answer 3

Que tal olhar para uma solução de CRM? Temos uma equipe que tem uma quantidade ridícula de emails também, mas para ajudar a gerenciá-los, eles têm um sistema de CRM (sugarCRM) para ajudar a documentar / organizar o conteúdo. Eles podem pesquisar por vários campos, portanto, até mesmo e-mails antigos devem ser agradáveis e rápidos para aparecer novamente.

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