Sempre que tiver um arquivo aberto, você corre o risco de ter uma cópia corrompida quando copiá-lo para outro local. Como você mencionou, o Access não é realmente um banco de dados multiusuário e eu não sei de utilitários que despejam o conteúdo com segurança em outro arquivo da maneira que você puder com a maioria dos bancos de dados SQL.
Você pode ter alguma sorte usando cópias de sombra de volume. Obter um programa de backup real para o Windows deve permitir que você faça isso, pois ele funciona no nível do bloco; O utilitário de backup integrado do Windows pode fazer isso por você. Isso contornaria o problema de bloqueio de arquivos.
Se a solução de backup do Windows não funcionar, talvez seja necessário ter uma janela de manutenção em que você feche todas as conexões de acesso remoto e crie uma cópia simples em outro local.
Sua melhor aposta seria obter um programa de backup que suporta backups apesar dos bloqueios de arquivos no NTFS. Vai poupar-lhe dores de cabeça de gestão no futuro e evitar soluções de fita adesiva.
E, até onde eu saiba, não há como agrupar ou espelhar um banco de dados do Access. Simplesmente não foi feito para isso, e quando uma organização atinge esse nível, eles geralmente usam um verdadeiro mecanismo de banco de dados que pode suportar backups via dump, clustering ou espelhamento, para que haja outras instalações para fazer backups "ao vivo" .