Enviando mensagens de e-mail devolvidas personalizadas para funcionários que não estão mais na empresa

Question

Atualmente, usamos uma empresa de hospedagem para nossos serviços do Exchange. Estamos considerando mudar para os aplicativos do Google, mas isso está em um programa piloto no momento.

Nosso provedor do Exchange e o Google Apps têm a capacidade de enviar e-mails endereçados a usuários desconhecidos para outro servidor SMTP.

Estou procurando conselhos sobre como configurar um servidor SMTP que me permita configurar o seguinte:

1. Permite-me entrar em uma lista, ou talvez criar uma conta de usuário para quaisquer funcionários antigos. Quaisquer mensagens de e-mail enviadas ao funcionário anterior teriam uma resposta personalizada enviada ao remetente explicando que essa pessoa não está mais na empresa e devem reenviar seu e-mail para a pessoa X que agora está cuidando do trabalho anterior dos funcionários.

2. Envie uma mensagem de rejeição NDR para qualquer outro usuário que não esteja definido no sistema.

Somos basicamente uma loja do Windows, mas não tenho problema em configurar uma solução Linux para lidar com isso, pois será um sistema de manutenção bastante baixo. Nós não temos muitos funcionários indo e vindo: -)

Além disso, se migrarmos para o Google Apps, eu também tornaria esse sistema um servidor SMTP de saída para lidar com o envio de nossos e-mails enviados, pois o Google limita cada conta de usuário a 2.000 mensagens por dia.

EDIT: Eu deveria explicar isso um pouco mais. No momento, a empresa que usamos para hospedagem do Exchange não envia NDRs. Eles alegam que isso é para evitar que os spammers enviem spam para seus servidores para falsificar contas com endereços de e-mail reais, mas falsificados, no caminho de retorno. Assim, entregar a mensagem de spam ao destinatário pretendido através do mecanismo de notificação de falha na entrega.

Ao configurar um servidor SMTP separado que eu controlaria e eles entregariam todas as mensagens que não correspondem a uma conta atual, posso enviar mensagens de notificação de falha na entrega para o remetente.

Tivemos um problema no passado em que alguém nos enviou um e-mail, mas teve um erro de digitação no endereço. No entanto, como nosso provedor não envia NDR de volta, eles informaram que a mensagem foi entregue, mas nunca sabemos sobre a mensagem.

    

Answer 1

Não seria mais fácil simplesmente encaminhar a correspondência do ex-funcionário para o funcionário CURRENT apropriado que agora é responsável pelas tarefas do ex?

Eu acho que um autoresponder e um forward são tudo que você precisa?

ATUALIZAÇÃO:

Sua empresa de hospedagem não enviando NDRs é realmente uma "boa ideia". Basicamente, o que eles estão tentando evitar é "backscatter". Mais informações sobre retroespalhamento podem ser encontradas aqui:

link

O principal problema que vejo com o que você está tentando fazer (ou seja, configurar seu próprio servidor) é que você pode ser melhor servido com uma resposta automática simples em vez de um servidor totalmente novo apenas para enviar rejeições.

Existe uma razão específica pela qual você deseja "devolver" a mensagem, em vez de apenas informar ao remetente que o funcionário não está mais com você?

O próximo problema é um pouco mais difícil ... E-mail LEGÍTIMO com erros de digitação que não se recuperam. Nenhuma rejeição significa nenhum erro, certo? Infelizmente não. Mas, para contornar o problema, você realmente quer ver o problema mais de perto.

O SEU SERVIDOR NÃO deve estar devolvendo a mensagem ao remetente. O servidor do SENDER deve ser o único a saltar.

Por exemplo, o remetente envia um email para [email protected] em vez de [email protected]. Seu servidor então se conecta ao seu servidor. Seu servidor deve dizer imediatamente "Não temos um usuário com o nome de" [email protected] "aqui. O servidor do SENDER deve lidar com a rejeição.

Os únicos saltos com os quais você realmente deveria se preocupar estão voltando aos seus próprios usuários.

Por favor, note que eu tenho mais generalizado isso muito antes que eu receba uma tonelada de respostas de pessoas escolhendo buracos por favor, leve isso em consideração.

Mais informações sobre bouncing, spam, backscatter, etc. podem ser encontradas aqui:

link

E-mail e spam é um mundo distorcido. Não há solução de 100% no momento.

Eu aprendi sobre o backscatter da maneira mais difícil quando o cliente do servidor de e-mail do meu acabou em várias listas negras. Parece que o servidor estava sendo usado para espalhar spam em todo o lugar e o servidor de e-mail (configurado incorretamente) estava enviando milhares de rejeições.

A correção imediata (e a única maneira de sair das listas amaldiçoadas) foi simplesmente soltar os e-mails silenciosamente e NÃO AUMENTAR.

Mais tarde, o servidor foi configurado para retornar somente aos destinatários locais.

Por razões de simplicidade, e-mails saltando é basicamente apenas uma forma especializada de autoresponder. Na sua situação, acho que você poderia facilmente conseguir configurar um respondedor automático simples para seus ex-funcionários e depois encaminhar o e-mail (ou não), dependendo do conteúdo de sua resposta automática.

Espero que isso ajude.

    

Answer 2

Não sei por que você deseja usar um segundo servidor SMTP, mas usando o Exchange e o AD eu faria o seguinte:

1. Configure uma única conta do AD para 'Ex Employees'
2. Mail ativa essa conta e transfere todos os endereços de e-mail necessários para ela
3. Faça login no Outlook Web Access para essa conta e defina um autoresponder em todos os emails
4. Também no Outlook Web Access, configure regras de encaminhamento específicas para o novo funcionário

Trabalho feito.

Ou, pule o autoresponder completamente e simplesmente adicione o endereço de e-mail dos funcionários antigos à nova lista de funcionários dos endereços de e-mail em sua caixa postal.

    

Answer 3

Para os endereços de email falsos, não envie NDRs, apenas rejeite o email com uma resposta 5xx SMTP. Caso contrário, você acabará sendo uma fonte de spam de backscatter.

Para a resposta automática, o que Moo disse.

    

Answer 4

Eu realmente tentei exatamente o que você delineou, e eu recomendaria strongmente contra isso. Quando eu configurei o método que você descreveu, fomos inundados com chamadas de usuários confusos que não conseguiam descobrir para onde enviar seus e-mails. Os consumidores tendem a não ler, muito menos pensar .

O que funcionou para a nossa empresa foi encaminhar os e-mails para o substituto deles (ou o fac-símile mais próximo deles) e usar regras para codificar os e-mails em cores para que uma resposta personalizada possa ser personalizada.

Essa abordagem gerou uma transição muito mais sufocante para nosso escritório.