Problemas com pessoal não podem ser resolvidos com tecnologia, como você sabe. Não há capacidade interna do Exchange que permita algum tipo de estação de transferência cativa em que os e-mails enviados sejam aprovados ou negados. Certamente você pode usar regras de transporte que encaminham emails de determinadas caixas de correio para outras caixas de correio. Você pode ficar de olho nas coisas dessa maneira. No entanto, o Exchange é uma plataforma de UC, não um sistema de gerenciamento de fluxo de trabalho de pessoal. Você precisará de ferramentas de terceiros para permitir que isso aconteça.
Sim, o Exchange tem uma API e uma plataforma de desenvolvedores avançadas , por isso, tenho certeza de que você poderia algo fora. No entanto, orientação sobre o desenvolvimento de uma ferramenta como esta é, na minha opinião, além do escopo do ServerFault. Você precisará alterar fundamentalmente a maneira como o Exchange gerencia o fluxo de email.
Sua melhor aposta é procurar uma ferramenta pré-criada que permita esse tipo de gerenciamento. No entanto, antes de perguntar "Que ferramenta faria isso?" você deve saber que o ServerFault desaprova as recomendações do produto e provavelmente fechará essa questão.