Uma opção é configurar o acesso de delegado para realizar isso. Veja o link a seguir, mas postarei as informações pertinentes. Substitua o Usuário A (Jane) e o Usuário B (John) adequadamente. No final, o usuário que realmente trabalha lá deve estar logado no Windows, e não o contrário.
link
Microsoft Office Outlook 2010
- Inicie o Outlook com um perfil configurado para a caixa de correio do Exchange Server para a conta B. Talvez você precise fazer logon na rede como o usuário da conta B para a validação adequada.
- No menu Arquivos, clique em Informações.
- Clique em Configurações da conta e clique em Delegar acesso.
- Na guia Representantes, clique em Adicionar.
- Digite ou selecione o nome do usuário da conta A, clique em Adicionar e, em seguida, clique em OK.
- Em todas as listas, clique para selecionar Editor (pode ler, criar e modificar itens) na caixa de diálogo Permissões de delegação.
- Clique em OK duas vezes.
- Se a lista de pastas não estiver visível, clique em Lista de pastas no menu Exibir.
- Clique com o botão direito do mouse em Caixa de Correio - nome de usuário e clique em Propriedades para 'Caixa de Correio - nome de usuário no menu de atalho.
- Na guia Permissões, clique em Adicionar.
- Digite ou selecione o nome do usuário da conta A, clique em Adicionar e, em seguida, clique em OK.
- Na caixa Nome, clique na entrada recém-adicionada para a conta A.
- Na caixa Nível de Permissão, clique em Proprietário e, em seguida, clique em OK.
- Repita as etapas de 8 a 12 para todas as outras pastas na caixa de correio.
- No menu Arquivo, clique em Sair e Fazer logoff.
- Reinicie o Windows e faça logon como o usuário da conta A.
- Inicie o Outlook com um perfil configurado para a caixa de correio do Exchange Server para a conta A.
- No menu Arquivos, clique em Informações.
- Clique em Configurações da conta e clique em Configurações da conta.
- Na guia E-mail, clique no nome da conta e, em seguida, clique no ícone Alterar.
- Clique no botão Mais configurações.
- Clique na guia Avançado.
- Clique em Adicionar para adicionar uma conta à lista Abrir estas caixas de correio adicionais :.
- Digite o nome do usuário da conta B e clique em OK três vezes.
- Clique em Avançar, clique em Concluir e, em seguida, clique em Fechar.
A caixa de correio da conta B aparece na sua Lista de Pastas. O usuário da conta A pode enviar mensagens e solicitações de reunião em nome do usuário da conta B inserindo o nome do usuário da conta B no campo De. Essas mensagens contêm os nomes dos usuários da conta A e da conta B.