Você pode usar o redirecionamento de pastas na Diretiva de Grupo para definir a pasta "Meus Documentos" de todos para um local padrão (pasta local ou um compartilhamento de rede).
Como a maioria dos programas salva em Meus Documentos por padrão, isso cobriria a maioria das suas necessidades.
No entanto, não impedirá que um usuário escolha explicitamente um local diferente. Para lidar com isso, você deve limitar as permissões de gravação.Os seus usuários são administradores locais? Se sim, envergonhe-se de você. Você precisará cortar isso. Se forem usuários regulares, por padrão, devem ser proibidos de gravar na maioria dos locais "abrangentes". Dependendo de quão rígido você deseja ser, talvez seja necessário bloquear ainda mais. Você pode definir permissões de arquivos clicando com o botão direito do mouse em uma pasta e acessando Properties- > Security. Você também pode criar scripts com o comando cacls.
Você provavelmente deve tentar implementar o redirecionamento de pastas e efetuar login como usuário padrão e ver onde você pode / não pode salvar arquivos. Sempre teste algo assim antes de implementá-lo em todo o sistema.