Para que os arquivos sejam bloqueados quando alguém os abre - em outras palavras, para ter um tipo de recurso de gerenciamento de arquivos com check-ins e check-outs, talvez você tenha superado o conjunto de recursos de um simples arquivo e deve procurar uma ferramenta de gerenciamento de documentos como o SharePoint da Microsoft, o MindTouch de código aberto ou até mesmo o Confluence da Atlassian. Existem muitas ferramentas para isso.
Quanto ao compartilhamento desses arquivos entre escritórios, você pode simplesmente colocar o repositório central no escritório principal e permitir que a VPN entre escritórios seja o único meio de acessar os arquivos. Cuidado, os usuários vão naturalmente querer salvar as coisas localmente. É aí que será necessário algum tipo de sistema de check-in / check-out para criar um novo fluxo de trabalho para pessoas que desejam editar e salvar arquivos. Talvez o recurso " Filial " do Server 2008 R2 possa ajudá-lo com o armazenamento em cache e a sincronização de locais e arquivos remotos. Não tenho certeza se isso se integra bem com sharepoint embora. Desculpe ser ambíguo.
Backups, esse é outro tópico. De qualquer maneira você vai, você precisa investir em uma ferramenta de terceiros para realizar os backups. Se você quiser usar "a nuvem" para armazenar suas coisas, talvez o software do Servidor do Jungle Disk funcionará você. Ou você pode instalar um sistema de backup que copie esse backup para um local no sistema de arquivos que, por sua vez, é consumido por um agente que arquiva coisas na nuvem. Ou talvez você possa usar uma ferramenta que monta um bucket da Amazon como uma letra de unidade e depois realizar todos os backups para esse destino.
No final, você certamente não está falando de um netbook PC com uma unidade USB conectada. Você está falando de um arquivo servidor . Hardware de nível de servidor. Software de grau de servidor. ( EDIT: Eu vejo agora que você estava brincando. Você ficaria surpreso com o que é visto por aqui ... =)) Pessoalmente, eu diria que você poderia construir um arquivador decente rodando Windows Storage Server 2008 e Windows SharePoint Services 2010 (é gratuito, incluído no Windows Server) em um de seus principais escritórios. Talvez seja necessário implantar um pequeno Windows Server executando serviços de Filial em escritórios remotos, conforme necessário. As pessoas acessarão o servidor do arquivador / SharePoint a partir de escritórios remotos pela VPN. Finalmente, eu usaria uma ferramenta que monta um bucket Amazon como uma letra de unidade e backup para isso. Pode haver problemas de largura de banda e isso pode fazer com que a janela de backup não seja razoável. Talvez você só consiga executar um backup semanal para "a nuvem" enquanto realiza backups diários em um repositório local.
E a paz reinou na terra.