Etiquetas foram declinadas em favor de Categorias (quase a mesma coisa, para começar).
O perfil do Outlook de cada pessoa determina quais rótulos / categorias eles devem escolher. Os rótulos que alguém colocar em um calendário compartilhado (ou solicitação de reunião) serão exibidos corretamente na exibição de calendário, mas não serão uma opção para o usuário de exibição.
Se todos estiverem executando o Outlook 2007, você poderá usar GPO para definir as categorias de todos para a mesma coisa, A Microsoft tem um artigo da base de conhecimento sobre como fazer isso .