Não há como restringir ou controlar o modo como os usuários nomeiam os arquivos. Você pode criar uma política e notificar os usuários que não aderem a ela, mas não há como aplicá-la. Mesmo se houvesse uma maneira de fazê-lo ou se você fosse criar um script para renomear automaticamente os arquivos (o que seria mais problema do que vale a pena), isso tornaria as coisas piores quando os usuários inevitavelmente tivessem problemas para encontrar seus arquivos como nomes teriam mudado.