As pastas compartilhadas das configurações serão exibidas na área de trabalho se você instalar as Ferramentas do convidado. (enquanto estiver na máquina, vá ao menu devices e clique em Install Guest addions. Execute o script de instalação do DVD que é montado.
Essas pastas compartilhadas também podem ser acessadas via "navegar na rede" na barra lateral do Nautilus (o gerenciador de arquivos do Ubuntu).
Qualquer arquivo pode ser copiado usando as pastas compartilhadas (coloque-as na pasta do convidado e tire-as do host ou vice-versa).
Sobre o netbeans, basta acessar o Ubuntu Software Center e baixá-lo. Você não pode usar o Windows.