Quanto à primeira pergunta, o que você está perguntando é o contrário do que normalmente é feito. Normalmente, você configuraria o servidor Ubuntu com o Samba para servir os arquivos do usuário. O Samba pode até mesmo ser usado como um domínio no estilo NT4 para tratar centralmente de autenticação, auditoria e autorização, a menos que você esteja usando o Windows 7 Home Edition. O Ubuntu Server é um ótimo lugar para começar quando configurando um servidor samba. Você pode configurar os compartilhamentos do Samba para cada um de seus usuários e, em seguida, eles podem salvar os arquivos a seu critério.
Se você está simplesmente interessado em um servidor de backup, Bacula pode ser mais do que você estão procurando. Você pode configurar um Director Bacula no seu servidor Ubuntu, e depois configurar o Arquivo Backula em cada um dos seus clientes. Mais uma vez, o Guia do Servidor Ubuntu pode ajudá-lo a configurar isso .
Você pode compartilhar os diretórios pessoais de todos os usuários em todas as suas máquinas Windows e configurar pontos de montagem no Ubuntu Server e configurar uma tarefa cron para fazer o backup dos arquivos no servidor. Isso será rapidamente complicado à medida que você adiciona e subtrai máquinas. Deixe-me saber se isso é realmente o que você quer fazer e tentarei obter algumas instruções.
Quanto à sua segunda pergunta, depende inteiramente de como você deseja acessar seu banco de dados. Se você quiser acessar o servidor diretamente, será necessário editar o arquivo /etc/mysql/my.cnf e editar o parâmetro bind-address = 192.168.0.2 e alterar 192.168.0.2 para o endereço ipv4 do servidor para escutar na rede. Mais uma vez, isso está documentado no Guia do Servidor Ubuntu .
Você também pode usar o phpMyAdmin para acessar o banco de dados de qualquer navegador. Mais uma vez, o O Guia do Servidor Ubuntu tem instruções para definir este também.
Boa sorte.