Procurando uma boa metodologia de gerenciamento de caixa de entrada [fechada]

Question

Eu recebo algumas centenas de e-mails por dia para o trabalho. Muitos são parte de uma conversa por e-mail que dura vários dias ou até semanas, por isso, eu simplesmente odeio excluí-los imediatamente, pois talvez precise deles para referência em algum momento no futuro próximo. A consequência é que tenho milhares de e-mails apenas na minha caixa de entrada, a maioria dos quais não é mais relevante. Eu uso o Thunderbird, então eu tenho alguns recursos de organização disponíveis para mim, mas o que eu realmente preciso é de uma boa metodologia geral para o gerenciamento de e-mail. Alguém tem alguma sugestão? Obrigado!

    

Answer 1

Uma combinação de várias interpretações da estratégia "caixa de entrada zero" combinada com o processo Get Things Done ( GTD ).

1. Autodisciplina : visualize a sua caixa de entrada apenas algumas vezes por dia - quando começar a trabalhar, pouco antes de terminar o trabalho e algumas vezes entre os dois.
2. Organização do arquivo de mensagens : possui duas pastas "especiais" no seu arquivo de mensagens: basket e soft-trash . Em seguida, use as pastas work (e talvez private ) com várias subpastas para projetos / tópicos.
3. Processo : Sempre que você abrir sua caixa de entrada, lide com todos os e-mails, começando no topo e não terminando até que a caixa de entrada seja zero. Dependendo da quantidade de correspondência, vá até a caixa de entrada de forma iterativa até esvaziar.

Possíveis ações por correspondência são:

• delete imediatamente para a lixeira da caixa de correio (coisas que você definitivamente não precisa mais)
• mova-se para a pasta soft-trash (coisas que você pode precisar no futuro)
• mova-se para a pasta basket (as coisas que você deseja manter)
• mova-se para uma pasta dedicada abaixo das pastas trabalho ou privada (as coisas que você deseja manter e são importantes o suficiente)

Diferença entre cesta e pastas dedicadas sob trabalho

Tente colocar tudo em cesta e use apenas o recurso de pesquisa. Mas talvez existam certos tópicos / projetos / problemas que você deseja agrupar e ser capaz de ver em sua totalidade - então você os coloca em uma pasta apropriadamente chamada.

Outra dica para a pasta basket - dependendo do seu aplicativo de e-mail - é usar tags para recursos de pesquisa avançada.

O que fazer com a pasta soft-trash

Exclua e-mails da pasta soft-trash regularmente, por exemplo correios com mais de 3 meses. Isto dá-lhe uma certa quantidade de mails pendentes quando descobre que precisa do correio que apagou há 2 dias atrás, porque achava que nunca mais precisaria dele ...

    

Answer 2

Eu gosto muito da estratégia Inbox Zero . Claro, isso requer algum esforço, mas você não pode esperar o manuseio sem esforço do email, pode?

    

Answer 3

A Inbox Zero é, sem dúvida, a melhor resposta, como Manni sugeriu . Depois de terminar o check out, clique em Realizando o Trabalho: A Arte da Produtividade Livre de Estresse (Paperback)

Ele ajudará você a refinar suas novas superpotências encontradas

Para resumir o processo do GTD:

When processing a bucket, a strict work-flow is followed:

• Start at the top.
• Deal with one item at a time.
• Never put anything back into 'in'.
• If an item requires action do one:
  • Do it (if it takes less than two minutes)
  • Delegate it
  • Defer it
• If an item does not require action, do one:
  • File it for reference
  • Throw it away
  • Incubate it for possible action later

If it takes under two minutes to do something, it should be done immediately. The two-minute rule is a guideline, encompassing roughly the time it would take to formally defer the action.

Veja o artigo da Wikipedia para saber mais.

    

Answer 4

Isso é um pouco extremo / desorganizado, mas o que às vezes faço é (no gMail) "Selecionar tudo" e, em seguida, ver e desmarcar os mais importantes e, em seguida, clicar em 'Arquivar'. Isso deixa apenas as coisas importantes na caixa de entrada.

Eu tenho muito mais e-mails desnecessários do que imagino, então isso funciona muito bem para mim.

Como sempre, YMMV.

    

Answer 5

Eu parei de organizar meu e-mail porque eu senti que estava estragando tudo e deixando que os e-mails se acumulassem e então não consegui encontrar o que estava procurando porque não sabia em qual pasta eu o colocava. vale a pena, eu uso o Outlook 2003 e recebo menos de 30 mensagens por dia.

Veja o que faço agora:

1. Eu instalei o Google Desktop porque ele me permite pesquisar meu e-mail melhor do que qualquer outra coisa que eu possa encontrar.
2. Eu mantenho um mês de e-mail na minha caixa de entrada. Depois disso, movo-o para um arquivo separado.
3. Eu tenho algumas pastas que uso, mas elas são principalmente para e-mails automáticos que recebo e para e-mails que faço referência frequente. A maioria dessas pastas tem uma configuração de regra que coloca automaticamente o email nessa pasta e ignora completamente minha Caixa de entrada.

Boa sorte!