Mantenha as licenças OEM
Se os PCs em seu escritório tiverem licenças OEM (adesivos que indicam que estão licenciados com a cópia do Windows 7 que você deseja usar), pode usar essas licenças. De acordo com o EULA, o adesivo na máquina deve permanecer intacto e você deve manter recibos / faturas para os computadores.
Esteja ciente de que existem certas restrições de rede em certas versões de produtos OEM do Windows. Leia o EULA das versões que você instalou para ter certeza de que você não viola essas restrições.
Você não pode transferir essas licenças para outro computador caso, de outra forma, se livre de um PC com uma licença OEM. As licenças OEM são casadas com o computador em que estão instaladas e possuem um adesivo OEM.
Substituir por licenças OEM
Você pode comprar licenças OEM individuais para o computador (usando Sistema OEM Licenças do construtor ), mas essas licenças estão vinculadas à máquina em que estão instaladas. Você precisaria comprar uma licença por computador.
Substituir por licenças de produto de pacote completo
Esta é a opção menos econômica. Você pode comprar cópias completas do Windows 7 e substituir as licenças OEM existentes por elas. De acordo com o EULA, você deve manter a caixa da embalagem do produto que acompanha as licenças e a documentação da prova de compra.
Atualizar licenças
Se os PCs tiverem licenças OEM, mas você quiser usar uma versão diferente do Windows (por exemplo, eles são licenciados para o Windows Vista ou 7 Home Premium e você quer 7 Professional), você pode comprar licenças de atualização para substituí-las. De acordo com o EULA, você deve usar as licenças de atualização para substituir um OEM legal existente ou uma instalação de varejo e manter a documentação da prova de compra.
Contrato de Licença de Volume
Ao contrário da crença popular, isso geralmente não é uma solução econômica, mas é fácil de manter. Um contrato de licença por volume com a Microsoft permite que você compre uma licença que permita até certo número de instalações, desde que as instalações estejam em um PC que já tenha um OEM ou sistema operacional de varejo instalado.
Essas licenças podem ser movidas e removidas, desde que você não exceda o número de instalações permitidas pelo contrato.
Gerenciamento de ativos
Esta é apenas a minha recomendação para você, mas eu gerencio o departamento de TI de uma empresa que está se expandindo rapidamente, e ficou mais difícil com o tempo acompanhar o licenciamento. Um contrato de licença por volume cuida desse incômodo, mas, independentemente disso, um investimento digno de pena seria analisar um software ou banco de dados de gerenciamento de ativos que rastreará o uso de sua licença e alertará você caso haja algum problema de conformidade.
Eu uso o Spiceworks na minha empresa e ele acompanha bem as coisas.