Na minha experiência, as melhores estruturas organizacionais acabam se tornando obsoletas. Com a quantidade de dados que você está falando, eu não me incomodaria em tentar mantê-lo organizado manualmente, em vez de instalar o Google Desktop e apenas procurar o que você está interessado. É um pouco de um recurso porco, mas contanto que você tenha os ciclos de reposição, ele faz uma excelente indexação de trabalho. A interface é familiar e oferece a aparência de miniatura que você está procurando ao fazer uma pesquisa de imagens.