Utilitário de fax por e-mail quando ambos estão disponíveis

Question

Existe algum benefício para envio de documentos via fax em vez de e-mail? (assumindo que tanto o remetente quanto o receptor tenham acesso a qualquer tecnologia). Por exemplo, há casos em que o fax é mais seguro ou conveniente do que o e-mail?

    

Answer 1

Um motivo muito importante são assinaturas e leis. Por exemplo, em alguns países, você pode simplesmente enviar uma assinatura digital usando assinaturas digitais que exigem que você obtenha uma assinatura digital oficial (geralmente armazenada em um cartão inteligente, se existir em primeiro lugar e, às vezes, com menos "validade" do que uma assinatura manuscrita). assinatura), em seguida, obter um leitor de cartão inteligente, instalar middleware que pode ou não trabalhar com o programa que você deseja usar para assinar o documento e, em seguida, o receptor também pode precisar de programa que funcionará com a assinatura digital para confirmá-lo e assim por toda a cadeia.

Não é incomum que algumas empresas precisem enviar documentos assinados para dezenas de diferentes agências reguladoras do governo, agências, bancos e assim por diante, e em todos eles, todos terão que ser treinados e equipados para usar a assinatura digital. Esses preparativos podem ser feitos em um único país, mas o que acontece se você receber um e-mail assinado de outro país (quando as assinaturas são ainda mais importantes porque a outra pessoa não pode simplesmente vir e assinar um documento por conta própria). correio leva tempo e dinheiro).

Além disso, todo o processo de envio de mensagens autenticadas é um pouco complicado. Para um simples funcionário de escritório, muitas vezes é mais fácil usar apenas fax e, em seguida, concentrar-se em fazer o trabalho que ele deveria fazer.

Então, basicamente, o principal motivo é a inércia da sociedade. Todo mundo precisa se acostumar com e-mails, e quase todo mundo já está acostumado a usar um fax, então a transição não é fácil.

Outro problema é o quão difícil é acessar documentos. Usando um fax, você pode facilmente enviar anotações manuscritas, ou pegar um documento e sublinhar manualmente e assim por diante. No computador, essas coisas "simples" são um pouco mais complicadas. Por exemplo, se você tiver um documento no computador, precisará imprimi-lo, editá-lo manualmente e, em seguida, digitalizá-lo ou editá-lo no computador, e as pessoas geralmente não estão tão habituadas a fazer interface com computadores usado para interfacear com um lápis. Além disso, os mouses são difíceis de usar para desenhar e os tablets gráficos geralmente não fazem parte do computador padrão do escritório.

    

Answer 2

Enviar documentos oficiais por fax com assinaturas e coisas assim apenas facilita as pessoas no final do recebimento. Eles não precisam passar pela impressão de vários papéis, em vez disso, o fax cuidará disso E exibirá seu número de fax no topo (para fácil organização).

Eu não acho que o fax tenha qualquer vantagem significativa em relação a e-mails diferentes disso. Em um futuro previsível, você pode ter um tipo de 'máquina de e-mail' onde as empresas teriam um servidor de e-mail com um e-mail especial para cada departamento. Todos os e-mails recebidos passariam por filtros para remover qualquer tipo de spam e aceitar apenas e-mails legítimos. A máquina então pegaria esses e-mails, os enviaria para as "máquinas de e-mail" do departamento em questão e seria automaticamente impressa.

Eu não sei se algo assim existe, mas é legal:)

    

Answer 3

O envio de fax é preferível ao envio por e-mail quando documentos legais ou importantes devem ser enviados, pois, como as respostas anteriores indicadas ao enviar um fax, você tem a garantia de que ele chegou. Quando você envia um e-mail, não há garantia de que ele chegou - não receber uma mensagem de retorno não é garantia de chegada.

Um fax só pode ser enviado se houver um aparelho de fax pronto e aguardando para recebê-lo. Se você receber uma notificação de que um fax foi enviado, você sabe que o número de fax do outro lado o recebeu.

No que diz respeito a se foi pego ou lido por uma pessoa que é irrelevante em muitos casos. Se você está enviando um documento legal, você precisa saber que ele foi recebido. Cabe ao destinatário lê-lo e fazer arranjos para buscá-lo. É o mesmo que se você enviasse uma mensagem registrada para o endereço. Você tem prova de entrega e isso é tudo que você precisa. Seu trabalho está concluído e cabe ao destinatário abrir e ler esse e-mail. Se eles não são inteiramente da responsabilidade deles. Portanto, um fax é mais seguro se você quiser ter um comprovante de recebimento de um documento. É por isso que as empresas do setor financeiro e jurídico confiam tanto no fax para a comunicação remota de documentos, especialmente com as leis de rastreabilidade - ninguém pode argumentar que você nunca enviou um fax, mas eles poderiam argumentar que nunca receberam um email. / p>     

Answer 4

Quando você envia um fax, sabe se a outra pessoa o recebeu, pois não há métodos infalíveis de confirmação de que a outra parte recebeu e leu seu e-mail (até onde eu saiba). Além disso, se você não tiver certeza de que o anexo pode ser aberto na outra extremidade, use o fax.

Assim, o Reconhecimento do documento e a legibilidade garantida são duas situações em que você pode considerar o envio de um fax em vez de um e-mail.

    

Answer 5

O fax é normalmente enviado por linhas telefônicas e os dados são ininterruptos e não estão sujeitos a serem interceptados em qualquer número de pontos pela Internet, como uma mensagem de e-mail. Além disso, o fax não pode ser enviado facilmente ou por engano para uma parte indesejada, como um e-mail confidencial.

    

Answer 6

Resumo das minhas anotações / outras fontes:

Eu me cansei de obter um documento, imprimi-lo, assiná-lo e digitalizá-lo novamente.

Então, o que fiz foi digitalizar minha assinatura e minhas iniciais. Então, quando eu obtenho um documento, tudo o que tenho a fazer é "Adicionar uma imagem" para colocar minha assinatura e as iniciais no lugar certo.

Agora, eis o problema: se eu enviá-lo para alguém, parece que ele pode remover minha assinatura (imagem).

Mesmo se eu definir as Propriedades como "Bloqueadas", parece que a próxima pessoa pode desmarcar a caixa Bloquear e excluí-la.

Existe alguma maneira de tornar isso permanente, de modo que ninguém (ou pelo menos ninguém além de mim) possa removê-lo ou modificá-lo?

A imagem adicionada pelo Foxit Reader está localizada na camada de anotações.

Organizar / Achatar Página. . . para fazer a assinatura na camada de documento, e não deve ser capaz de ser excluído por outras pessoas.

Em seguida, defina "Modificar documentos" nas restrições do documento como "Não permitido".

Em seguida, adicione uma senha ao PDF e telefone para o destinatário.

Você também pode criar 1.000 senhas de 20 dígitos em uma planilha, numeradas de 1 a 1.000. Proteja com senha, envie-a por e-mail ao destinatário e telefone-lhe a senha. Então você pode enviar um PDF protegido por senha por e-mail, e incluir no e-mail que é a senha número 0850, ou algo assim.

Você não terá que se preocupar com o PDF permanecendo em algum servidor para sempre, e

A única pessoa que vai ver é a pessoa a quem você deu a senha.

Assim, IMO, PDF pode ser feito com mais segurança do que um fax.

    

Answer 7

Fui convidado por uma companhia de seguros para enviar por fax ou por e-mail informações bancárias. Eu optei pelo fax da velha escola simplesmente porque as chances de ser interceptado por um terceiro são muito menores. Mas principalmente porque o e-mail junto com minhas informações bancárias permaneceriam no meu servidor de e-mail e no servidor da seguradora, legalmente por um longo tempo e talvez para sempre. Dados os recentes hacks de email, não vale a pena o risco.