O Outlook solicitará que você faça isso, esteja ou não com pouco espaço. O arquivamento move e-mails para outra pasta em um arquivo .pst estático armazenado localmente (os arquivos pst armazenados na rede apresentam problemas enormes de desempenho e podem causar mais falhas; portanto, não vale a pena - mantenha-o na sua unidade local e faça backup dele)
Se você arquivar ou até mesmo excluir e-mails, eles ainda poderão ser deixados no servidor Exchange, já que isso pode ser configurado para manter os e-mails até o próximo backup bem-sucedido, por exemplo. Da mesma forma, no Exchange 2003 e anteriores (e tenho certeza de que o mesmo se aplica em 2007, mas não em 2010), se um email tiver sido enviado para dois ou mais usuários no mesmo servidor de caixa de correio, o email será armazenado somente uma vez. com uma lista de quem ainda tem esse email. Somente quando todos tiverem excluído ou arquivado o email, o email será realmente removido do Exchange e salvo qualquer espaço de armazenamento. Mesmo que não seja mais considerado na sua cota, você pode não ter mais espaço disponível para o servidor Exchange.
Além disso, se você excluir ou arquivar e-mails e você for o "último da lista" e for excluído, um backup será feito e o e-mail realmente desaparecerá, isso só libera espaço no armazenamento de mensagens. não reduz a quantidade de disco ocupada. Isso significará que o espaço livre pode ser usado primeiro, o que diminuirá o aumento no tamanho da loja por um tempo (dependendo de quanto você se livra e do volume de correspondência que o servidor manipula).