O fora do escritório enviará uma resposta a qualquer email. Existem opções em algumas versões para limitar as respostas apenas aos internos ou externos. Como você não menciona a versão, os detalhes para 2003-2010 seguem.
Para o Microsoft Office Outlook 2010: 1.Certifique-se de que você tenha uma pasta no armazenamento de mensagens da conta do Exchange selecionada. Observação: se você tiver outros tipos de conta configurados no perfil ativo do Outlook, cada conta pode ter seu próprio armazenamento de mensagens. Se você não tiver uma pasta contida no armazenamento de mensagens da conta do Exchange, a opção "Respostas Automáticas (Ausência Temporária)" não será visível na etapa 3, mais adiante nesta seção. 2. Clique na guia Arquivo e, em seguida, clique na guia Informações no menu. 3.Clique em Respostas Automáticas (Fora do Escritório). Nota Se você não vir essa opção, não estará conectado a um Exchange Server. Para usuários que não são da conta de troca, visite o seguinte site da Microsoft: Responder automaticamente a mensagens de e-mail sem usar uma conta do Exchange Server
4.Na caixa de diálogo Respostas automáticas, marque a caixa de seleção Enviar respostas automáticas. 5.Se você quiser especificar uma hora e um intervalo de datas definidos, marque a caixa de seleção Enviar somente durante este intervalo de tempo. Em seguida, defina a hora de início e, em seguida, defina a hora final. Na guia Dentro da minha organização, digite a mensagem que você deseja enviar em sua organização e, na guia Fora minha organização, digite a mensagem que deseja enviar para fora da sua organização. 7. Clique em OK. 8.Se você tiver selecionado a opção “Enviar somente durante este intervalo de tempo” na etapa 4, o recurso Respostas automáticas (Ausência temporária) continuará a ser executado até que a data e a hora definidas para a Hora final no passo 5 sejam atingidas. Caso contrário, as respostas automáticas (Ausência) continuarão sendo executadas até que você repita a etapa 1 e selecione a opção "Não enviar respostas automáticas".
Para o Microsoft Office Outlook 2007: 1.No menu Ferramentas, clique em Assistente Fora do Escritório…. Na caixa de diálogo Assistente Fora do Escritório, marque a caixa de seleção Enviar Respostas Automáticas do Escritório. 3.Se quiser especificar uma hora e um intervalo de datas definidos, selecione a caixa de seleção Enviar apenas durante este intervalo de tempo. Em seguida, defina a hora de início e, em seguida, defina a hora final. 4.Na guia Dentro da minha organização, digite a mensagem que você deseja enviar em sua organização e, na guia Fora minha organização, digite a mensagem que deseja enviar para fora da sua organização. 5. Clique em OK. 6.Se seleccionou a opção “Só enviar durante este intervalo de tempo” no passo 4, a funcionalidade Assistente de Ausência Temporária continuará a ser executada até que seja atingida a data e a hora definidas para a Hora Final no passo 5. Caso contrário, o Assistente de Ausência continuará a ser executado até que você repita a etapa 1 e selecione a opção “Não enviar respostas automáticas do Ausência Temporária”.
Para o Microsoft Office Outlook 2003: No menu Ferramentas, clique em Assistente Fora do Escritório…. Na caixa de diálogo Assistente Fora do Escritório, clique em Estou Fora do Escritório. 3.Na resposta automática apenas uma vez a cada remetente com a caixa de texto a seguir, digite a mensagem que deseja enviar enquanto estiver fora do escritório. 4. Clique em OK. 5.O Assistente de Ausência continuará a ser executado até que você repita a etapa 1 e selecione a opção "Estou atualmente no escritório".