planilha do Excel atolada, existe um software alternativo? [fechadas]

Question

Eu trabalho em uma organização com um orçamento anual que é uma planilha do Excel que consiste em cerca de 25 folhas grandes vinculadas umas às outras. Há uma grande planilha de resumo que desenha seus números a partir de planilhas que têm contas mais detalhadas (e projeções) de receita e despesas, que, por sua vez, recebem números de folhas ainda mais detalhadas.

Chegou ao ponto em que a edição da planilha é lenta, a corrupção não é incomum. e não está claro se os dados estão sempre vinculados corretamente. No ano passado, descobri que um fluxo de receita não era contabilizado.

Existe um software alternativo para orçamento detalhado que lide melhor com arquivos grandes? Alguém sugeriu o Access e, embora eu possa vê-lo sendo usado dessa maneira, ele não é realmente escrito para ser usado para orçamentos da mesma maneira que o Excel. Existe algum outro software de orçamento lá fora?

Ou esse tamanho de arquivo é ok para o Excel e é o computador que precisa de mais memória / memória virtual / CPU mais rápida, etc.? (Eu não sei como é o computador do nosso gerente de negócios, mas é decente, embora não seja uma máquina de ponta.)

    

Answer 1

Algumas reflexões:

(1) Existe uma razão particular pela qual o orçamento não está incorporado ao seu ERP existente?

Se você estiver usando o SAP ou um pacote contábil semelhante, eles geralmente têm algum tipo de funcionalidade de previsão interna. O benefício adicional seria que o orçamento real versus o orçamento poderia ser executado com bastante facilidade e você poderia reconciliar com o razão geral (ou seja, fluxos de receita ausentes).

(2) A planilha atual é tão eficiente quanto poderia ser?

Por exemplo, todas as planilhas precisam estar constantemente conectadas? Uma vez que os dados estão lá, você poderia não apenas ter os dados brutos como "colar valores" com a folha de resumo vinculada a eles.

Você também pode desativar o cálculo automático, o que aumentaria o desempenho de forma massiva. Este artigo sobre MSDN discute (entre outras opções).

Você realmente precisa de todas as guias intermediárias? Se você reformatar os dados (ou seja, replicar um banco de dados), poderá ter apenas uma guia de dados brutos e a guia de resumo dinamizando isso?

(3) Fonte de dados externa

Ao falhar nos dois itens acima, você pode ter os dados brutos armazenados em um banco de dados (como o Access) e depois executar consultas externas a partir do MS Excel para importar e manipular. Office.com tem um breve artigo sobre conectando-se a fontes de dados externas e este discute as diferentes fontes disponíveis:

Microsoft SQL Server™ OLAP Services (OLAP provider)
Microsoft Office Access
dBASE
Microsoft FoxPro
Microsoft Office Excel
Oracle
Paradox
SQL Server
Text file databases
Third-party providers

    

Answer 2

Existem softwares especificamente para orçamentos (o Sage e o Quicken lembram-se inicialmente), no entanto, o Excel 2010 está disponível em uma edição de 64 bits que pode utilizar mais memória. Seus problemas provavelmente estão relacionados ao fato de que o arquivo é maior do que a quantidade de memória em seu computador e é necessário usar a memória virtual.

Eu recomendaria como primeiro curso de ação atualizar a memória para maior que o tamanho do arquivo (a margem de quanto mais depende de você). A desvantagem disso é que você também pode precisar atualizar seu sistema operacional para uma versão de 64 bits, de forma que também haja custos ocultos.

    

Answer 3

Embora você esteja usando o excel para criar um orçamento, não é exatamente o software de orçamento. Você realmente deve olhar para o software que faz contabilidade, e há muito poucos. Peachtree e QuickBooks são relativamente baratos, e devem lidar com a maior parte do que você descende. Existem soluções de usuário único e multiusuário, dependendo de como você compila o conteúdo.

    

Answer 4

Windows ou Linux:

Gnumeric é a minha escolha. É rápido e vai abrir xls, txt e muitos outros formatos.

Ele também pode ser compilado em osx.

    

Answer 5

Parece-me que o problema não é associado à escolha de software, mas mais um problema de processo. O problema com uma única planilha grande é que ela fica tão complexa e interativa que se torna impossível verificar os resultados ou estágios intermediários. É isso que está causando os problemas, como itens não sendo apanhados. Minha sugestão seria que o processo de derivar e monitorar o orçamento precisa ser analisado novamente e dividido em unidades menores e autossuficientes. Estas unidades podem então ser verificadas mais prontamente em diferentes etapas.

Embora software mais complexo possa ajudar a melhorar a gestão das interações entre os diferentes orçamentos, ainda assim não garante que o erro humano seja detectado e, ao dividir o orçamento em sub-orçamentos, será menos provável que ocorra um erro humano.

Aprecio que essa resposta não responda à pergunta específica sobre software para orçamento detalhado, mas você realmente deveria pelo menos dar uma olhada no processo para avaliar se ela pode ser melhorada antes de pular direto para outro software, porque pode ser apenas piorar o problema em vez de melhorar.

    

Answer 6

Você pode precisar verificar se suas planilhas são projetadas para eficiência.

Alguns dos itens abaixo podem parecer insignificantes quando você está lidando com apenas uma planilha, mas considerando o fato de ter 25 arquivos do Excel contendo anos de dados, o design da planilha é importante.

• Verifique suas fórmulas e referências. Em vez de fazer referência a A5: A56000 , tente A: A ou use dinâmico intervalos nomeados .

• Use INDEX / MATCH em vez de VLOOKUP se você estiver lidando com mais de 2 colunas de dados. Outro erro comum é repetir VLOOKUPs como no ff. exemplo:

  Imagine se essa fórmula fosse colocada em um total de 1000 células em cada arquivo e se MyRange fosse um intervalo de células de 50x100.

=IF(ISNA(VLOOKUP(100,MyRange,2,False)),"",VLOOKUP(100,MyRange,2,False))

• Verifique se suas planilhas não têm linhas e colunas em branco que o Excel esteja contando para o tamanho do arquivo. Verifique suas barras de rolagem. Se eles forem pequenos ou se ARRASTAR todos eles até o final, você será redirecionado para a linha 1048576 ou coluna XFD, transfira seus dados para uma nova planilha. Não realce todas as células, copie e cole, basta transferir as células não vazias .

• Minimize as referências externas, se puder. Às vezes, copiar e colar manualmente dados brutos de outras planilhas é mais eficiente, especialmente porque você mencionou que está perdendo a integridade dos dados devido a corrupções de arquivos e referências incorretas.

• Se você puder resolver o problema usando tabelas dinâmicas ou revisando seu layout, use-os em vez de fórmulas de matriz.

Mais práticas recomendadas e dicas para otimizar planilhas: link

    

Answer 7

Honestamente, você excedeu completamente o cenário de uso pretendido para o Excel. Você está fingindo que o Excel é um banco de dados e está enfrentando os problemas de fazer isso. O Excel não garante que os dados fluam corretamente. O Excel não valida seus dados para que você saiba que é genuíno. O Excel não garante a consistência de dados em várias planilhas. O Excel não permite acesso de leitura / gravação de vários usuários aos dados e não permite centralizar o processamento para que você possa projetar um computador que gerará relatórios em tempo hábil.

O curso de ação correto é normalizar seus dados, construir um banco de dados para OLAP e usar software de relatório (Cognos, SQL Reporting Services, Crystal Reports combinado com SQL VIEWs) para extrair os dados em informações úteis. Se você precisar usar o Excel para armazenar os dados em um formato somente leitura e gerar gráficos, o Excel poderá se conectar a um banco de dados SQL para fazer isso sem sacrificar os benefícios de armazenar seus dados em um RDBMS.

O que você está fazendo aqui é tão bobo quanto tentar usar as tabelas do Word para cálculos de dados numéricos em vez do Excel. Você está usando a ferramenta errada. A correção é usar a ferramenta certa.

    

Answer 8

Você pode experimentar o OpenOffice / LibreOffice. Muitas vezes mostrou ser mais estável que o MS-Office. Como é gratuito, você perderá apenas algum tempo no pior dos casos.