Você pode obter impressoras multifuncionais (MFPs) em rede com um alimentador automático de documentos (ADF) e duplex que digitalizam para e-mail ou para um compartilhamento de rede por 200-300 $. Mas sua velocidade de digitalização é bastante lenta e o fluxo de trabalho não é automatizado o suficiente (de acordo com minha experiência com MFPs da Canon). Um fluxo de trabalho muito melhor oferece MFPs em rede que permitem configurar seus próprios perfis de digitalização na MFP (mas você provavelmente não obterá um abaixo de 3.000 $). Para digitalizações, você coloca uma pilha de documentos no ADF e escolhe um perfil de digitalização e a MFP faz o resto. Esperançosamente, porque ocorrem alimentações duplas e atolamentos de papel ou você precisa de PDFs pesquisáveis em um idioma que a MFP não oferece, ...
Para evitar alimentações duplas, procure um scanner com Detecção de Alimentação Dupla Ultrassônica.
Se você digitalizar documentos que não sejam completamente planos (por exemplo, faturas que foram dobradas ou ordens de compra que capturaram alguns pingos de chuva), acontece que a imagem digitalizada resultante parece um pouco desfocada em algumas partes da página. Se você precisar de PDFs pesquisáveis de seus documentos digitalizados, isso causará problemas para o software OCR. O software OCR pode não reconhecer as áreas desfocadas como texto / figuras. Como conseqüência, você acaba com um PDF em que apenas as peças são pesquisáveis (ou podem ser copiadas e coladas, por exemplo, em um software de contabilidade), enquanto outras partes (que podem conter informações relevantes) não são. Para evitar isso, você precisa de um scanner com elementos CCD em vez de CIS. Isso ocorre porque o CCD tem uma profundidade de campo muito maior do que o CIS, de modo que as áreas desfocadas são evitadas com papel irregular. Eu tenho um scanner de rede Canon ScanFront 300P com CIS e essas áreas borradas que não podem ser copiadas e coladas de PDFs são uma dor. O Kodak Scan Station 500 possui CCD, bem como o Fujitsu fi-6010N. Além disso, o ScanFront 300P da Canon é fácil de usar e oferece um fluxo de trabalho fácil com tela sensível ao toque e perfis de digitalização configuráveis, mas é muito lento para o meu gosto (velocidade de acordo com especificações: simplex 25ppm em cores a 200/300 dpi, duplex 40 ipm ). Esses scanners de rede similares custam pelo menos 1.500 $ ou até mesmo o dobro disso. Portanto, não espere obter um MFP abaixo de 1.500 € com velocidade de digitalização, qualidade de imagem e fluxo de trabalho amigável e automatizado (além da velocidade de impressão razoável, ....). Você precisa estar preparado para 3.000 $ para cima.
Em um ambiente de negócios, é recomendável uma velocidade de verificação mais alta. Os fabricantes geralmente fornecem a velocidade de digitalização em 200 ou 300 dpi. Mas alguns documentos podem precisar de 400 dpi ou 600 dpi (se eles contêm uma impressão muito pequena que precisa ser legível pelo software OCR para PDFs intercambiáveis). Muitos scanners de documentos diminuem consideravelmente a 400 dpi ou mais. Algumas ficam mais lentas quando você deseja obter imagens coloridas de suas digitalizações, em vez de imagens em preto-e-branco ou em escala de cinza. A informação de cor pode ser importante, por ex. se houver notas coloridas ou partes marcadas com marcador (elas podem desaparecer completamente em uma imagem em escala de cinza ou preto e branco). Portanto, verifique as especificações técnicas da velocidade de digitalização em cores antes de comprar. Se as especificações forem de 25 páginas por minuto em cores para 200 ou 300 dpi (no modo simplex e 50 imagens por minuto em duplex) é muito provável que você obtenha talvez 12 páginas por minuto em cores a 400 ou 600 dpi (simplex e 24 ipm em duplex). Em um ambiente de negócios, acho isso muito lento. Para ter alguma margem para digitalizações de maior resolução, eu procuraria um scanner de documentos com pelo menos 30 ou mais páginas por minuto em cores (simplex e 60 ipm duplex).
Eu não recomendo comprar um MFP de consumidor para o seu objetivo. Você não atingirá sua meta de verificações automatizadas a uma velocidade razoável com esse hardware e software. Em vez disso, você perderá muito tempo brincando com esses equipamentos. 1.500 € ou 3.000 € é muito para uma pequena empresa, mas da minha própria experiência é o que você precisa gastar para se aproximar do seu objetivo.