As respostas acima já abordam duas suítes: OpenOffice.org (que agora se dividiu em Libre Office ) e Google Docs . Eu principalmente uso o primeiro e tenho poucos problemas para receber uma variedade de documentos do Microsoft Word e Excel. No passado eu também usei KOffice e Abiword para lidar com um número de questões específicas onde eles lidaram melhor com a conversão, por exemplo Arquivos do Microsoft Works e WordPerfect. Para os arquivos que recebo, essas exceções agora são raros e eu não instalo mais essas ferramentas adicionais, é claro.
Outras considerações para compatibilidade:
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Macros. Além da formatação de documentos importados, talvez seja necessário considerar a funcionalidade macro. Eu incluiria com essa funcionalidade, como documentos incorporados.
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Plataforma. Usar um pacote de escritório em uma plataforma (sistema operacional e ferramentas de suporte) pode produzir resultados diferentes de usá-lo em outro. Isso pode ser devido a diferentes estruturas em diferentes plataformas, diferentes recursos suportados em uma plataforma, ou níveis de disponibilidade e suporte para algumas plataformas. Esses fatores afetam todas as suítes, não apenas as gratuitas.
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Fontes. Fontes são frequentemente um problema. As suítes e plataformas diferem em seu suporte e uso de diferentes tipos de fontes, por exemplo, OpenType ou Multiple Master PostScript. Fontes disponíveis gratuitamente com uma suíte de escritório podem ter que ser licenciadas para uma suíte em uma máquina diferente. Mesmo em duas máquinas onde o software diferente é igualmente capaz de manipular as fontes, as fontes estão disponíveis e têm nomes correspondentes, suas métricas podem diferir entre as versões e, portanto, produzir uma saída diferente.
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Exportando. A compatibilidade ao importar documentos do Microsoft Office pode ser diferente da compatibilidade ao exportar para formatos do Microsoft Office. Você está movendo arquivos de uma forma ou de ambas?
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Formatos de arquivo.
(a) A maioria dos formatos de arquivo muda com o tempo na especificação, na prática ou em ambos. Vimos isso recentemente com o suporte ao desenvolvimento nos pacotes gratuitos para os formatos baseados em XML, como o docx. Isso pode produzir "solavancos" ao longo do caminho para compatibilidade.
(b) Além do suporte inferior para novos formatos de arquivo, pode haver lacunas no suporte a formatos antigos.
(c) Alguns formatos de arquivo não possuem ferramentas gratuitas que os utilizem, por exemplo, arquivos do Microsoft Publisher, portanto, se você receber esses, precisará manter uma cópia do software em mãos, a menos que as conversões sejam fornecidas por um amigo conveniente ou por um serviço on-line como Zamzar funciona para os arquivos que você recebe.
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Internacionalização. O suporte para isso varia entre suítes de escritório.
Seu fluxo de trabalho provavelmente será pessoal para você. Para decidir sobre uma suíte gratuita, convém coletar uma ampla cobertura dos arquivos recebidos e enviá-los e dividi-los em dois grupos: aqueles em que o formato exato é importante (por exemplo, eles querem que você imprima o arquivo para eles) e não é crítico (por exemplo, você só precisa do conteúdo para informação ou é um artigo para uma revista que você edita e, portanto, você mudaria o formato de qualquer maneira). O primeiro grupo pode ser experimentado em várias suítes gratuitas, em busca de um conjunto conveniente (ou dois) que forneça o nível de funcionalidade necessário. O segundo grupo só precisa de conversão confiável para que nenhum conteúdo seja perdido, há indicação de qualquer formatação crítica (talvez itálico, negrito e impressão grande ou colorida; gráficos mostrados em posições apropriadas) e os documentos são funcionalmente corretos (por exemplo, planilhas dão resultados corretos ).
Com o tempo, você pode pelo menos convencer as pessoas que enviam documentos de texto para separar conteúdo e estilo (vou abster-me de criar um caso para TeX, LaTeX ou mesmo OpenDoc, mas texto simples UTF-8 e PDF / X para mostrar o layout, se for importante, seria um bom começo), mas duvido que venha logo.