Como normalizar um documento do Word?

Question

Eu era muito barato para contratar alguém para redigitar um documento escaneado realmente longo, cheio de legalistas. Então eu usei o OmniPage. Mas a saída do OCR foi meio decepcionante. Eu tenho uma palavra doc que tem vários espaçamentos de linha. O antes e depois das alturas do parágrafo são diferentes em todo o lugar.

Isso seria fácil, se o documento inteiro tivesse as mesmas configurações de parágrafo, mas não. Há provavelmente meia dúzia de estilos diferentes acontecendo.

Qual é a maneira mais fácil de normalizar o documento? Por exemplo, se um parágrafo tem um espaçamento de linha de 20,4 pt e outro tem um espaçamento de 20,9 pt, então eu gostaria de considerá-los o mesmo estilo e defini-los para um único valor? Ou, na verdade, qualquer sugestão é bem vinda neste momento.

    

Answer 1

Acabo recebendo muitos documentos que são uma bagunça completa e impossível de manter e que preciso limpar.

Você desejará aprender e usar estilos de parágrafo / caractere se ainda não estiver usando-os.

Na guia inicial da Faixa de Opções, procure a janela "Estilos".

Selecionar um parágrafo ou vários parágrafos no Word e, em seguida, selecionar um dos estilos de parágrafo aplicará a formatação desse estilo a todos os parágrafos selecionados.

Isso também torna mais fácil no futuro se você quiser alterar um estilo - basta entrar na definição de estilo de estilo para um determinado estilo, fazer algumas alterações e, em seguida, suas alterações serão refletidas em todos os parágrafos que usam esse estilo.

Clique na pequena seta no canto inferior direito da janela Estilo na faixa de opções para ver uma lista de estilos.

Meu processo de limpeza de documentos

1. Faça um início limpo (descarte todas as formatações atuais e aplique um estilo de parágrafo padrão) - Selecione todo o texto e escolha o Estilo de parágrafo que corresponda à maior parte do texto. O texto selecionado é geralmente parágrafos regulares, então eu escolho o estilo de parágrafo "Body Text". Agora todo o texto deve ser estilizado de forma consistente.
2. Reconstruir gradualmente o estilo do documento - Aplicar cabeçalhos Agora eu passo pelo documento adicionando os cabeçalhos em ordem (escaneie todo o documento para os títulos 1 e 2, etc.)
3. Aplicar outros estilos de parágrafos - Eu continuo a etapa acima para todos os outros itens que precisam de estilos de parágrafos aplicados (listas, parágrafos adicionais, legendas, tabelas, imagens)
4. Aplicar estilos de caractere - Depois, examino qualquer estilo de caractere que precise ser aplicado.
5. Estilos de ajuste fino - Neste ponto, o documento deve ser feito basicamente. Eu modifico qualquer estilo que precise de modificações para o documento dado.

Atalhos do Word úteis

CTRL+SPACEBAR   Strip character formatting that's not contained in the applied paragraph style.
CTRL+Q          Strip paragraph formatting that's not contained in the applied paragraph style.
CTRL+SHIFT+N    Apply Normal paragraph style.

    

Answer 2

Descobri que às vezes o Word não gosta de corrigir essa situação, não importa o quê. Se for esse o caso, copie todo o documento para o Bloco de Notas, tentando manter a formatação em massa (como espaços e parágrafos) e, em seguida, copie de volta para o Word com novas configurações.

    

Answer 3

Se você selecionar o texto de todo o documento e, em seguida, abrir a janela de formatação de parágrafo (conforme mostrado acima), acredito que os valores ficarão em branco porque há vários valores. No entanto, se você digitar manualmente os valores desejados, todos serão alterados para o novo valor.