Minha empresa tem 10 ou mais representantes de vendas que precisam de nossa assinatura de e-mail que é atualizada com frequência - ela contém coisas como as datas das exposições, qualquer logotipo de novos produtos que assumimos, por isso é uma grande dor ter que passar pelo processo de explicar como eles podem atualizar suas assinaturas a cada vez - alguns até exigem que eu faça isso no Teamviewer, então está se tornando um processo demorado.
É possível hospedar assinaturas de HTML / texto simples (idealmente!) em outro lugar para serem incorporadas nas assinaturas do Outlook? Eu poderia jurar que tinha visto o recurso no Outlook antes, mas não consigo encontrá-lo na versão mais recente.
Como o Outlook permitirá que você tenha páginas HTML como assinaturas, uma solução simples seria ter páginas locais com um quadro incorporado (por exemplo, abaixo do nome da pessoa) que aponta para uma página externa que você poderia atualizar com todas as informações alteradas .
Se você estiver usando o Exchange 2010, poderá definir uma regra de transporte para anexar uma assinatura (que você controla centralmente), que pode usar a formatação HTML. Aqui é um exemplo usando essa técnica que eu estive considerando. Ele tem algumas desvantagens, como não ser anexado à mensagem mais recente e não ser capaz de adicionar imagens inline, mas você pode comprar ferramentas de terceiros para lidar com alguns desses problemas. Uma dessas ferramentas que eu encontrei com boas críticas (mas não tentei) é Assinaturas de e-mail do CodeTwo
Alternativamente, você pode distribuir um script VB / Powershell para (assumindo que você compartilhou o espaço no arquivo, aqui) run / schedule, que atualiza a assinatura do usuário com base nos arquivos (inserindo automaticamente detalhes do usuário do AD). Aqui é um exemplo dessa abordagem usando Powershell Isso é o que minha empresa usa atualmente (eu herdei alguns scripts VB), embora esteja pensando em fazer a transição para a primeira abordagem, já que nossa abordagem é um pouco complicada.
Decidi não fazer isso, pois incluir conteúdo hospedado externamente em assinaturas tropeçará na maioria dos filtros de spam, o que é inútil. Eu criei um arquivo de palavras com o meu modelo de assinatura, no qual só terei de enviar para todos com instruções abrangentes de como copiá-lo e colá-lo em seus clientes de e-mail.
Existem algumas maneiras de fazer isso e eu implementei algumas delas. Cada um depende de suas próprias circunstâncias, é claro.
Se os seus números de usuário forem menores do que 250, sugiro usar um dos provedores externos que fornecem assinaturas de e-mail anexadas ao e-mail à medida que passam pelo serviço baseado na nuvem. Você pode gerenciar centralmente as assinaturas de e-mail, isenções de responsabilidade etc. de todos ou pode transmiti-las ao departamento de marketing, mas definitivamente se livra da dor de cabeça. A razão de eu dizer menos de 250 usuários é que depois desse número você provavelmente precisa de assinaturas em e-mails internos, pois as pessoas não conhecem os detalhes uns dos outros. Experimente a marca e assine pelo e-mail Laundry. www.theemaillaundry.com
Por mais do que esse número, você pode ver o exclaimer, que é o software que fica na sua troca.
Existem outras soluções em que estive envolvido, mas estas são as mais simples de implementar que eu já experimentei até agora.
Existe uma alternativa para hospedá-lo externamente, que é usar um sistema de e-mail que permite atualizar automaticamente as assinaturas de e-mail de seus usuários. Por exemplo, se você usa o Google Apps e sua empresa usa o Gmail para o e-mail da sua empresa, basta usar a API do Google Apps para atualizar as assinaturas de todos, sem a intervenção deles.
Se você estiver usando um cliente de e-mail diferente, é um pouco mais complicado. Para o Outlook, aqui está um script que permite alterar as assinaturas de todos os usuários listados no Active Directory . Há também soluções mais elegantes que buscam assinaturas do AD e outras maneiras de gerenciar centralmente assinaturas de funcionários. Os comentários neste blog postam algumas listas.