Tornar as tabelas em PDF capazes de serem copiadas para o Excel? (InDesign)

Question

Minha organização está publicando tabelas de dados com esses dois requisitos de design:

• Deve ser um PDF para preservar o estilo e a formatação da nossa marca, para pessoas que desejam imprimir as próprias tabelas para usar como referência
• Deve ser fácil copiar e colar os dados no Excel (ou outro software de planilhas), para pessoas que desejam fazer sua própria análise dos dados.

O problema é que, com cada combinação de configurações para exportar PDFs marcados no InDesign que eu tentei, os dados são colados no Excel todos em uma coluna, perdendo a estrutura.

Estamos cientes de que problemas ao obter dados de PDFs são uma frustração comum para as pessoas e uma falha de design comum em muitos relatórios publicados - e gostaríamos de fazer parte da solução, não parte do problema. Como podemos configurar uma tabela em PDF para que seja copiada de forma limpa em um software de planilha?

Tenho certeza de que deve haver alguma opção que negligenciei. Caso contrário, soluções baseadas em plugins, código ou software não-InDesign também são bem-vindas, desde que não exijam trabalho extra ou software pelo usuário que está baixando o PDF.

(Um detalhe extra curioso é que o Adobe Acrobat Pro tem uma opção, "Abrir tabela como planilha", que funciona perfeitamente enquanto o PDF é exportado com as tags ativadas - mas não podemos confiar em nossos leitores com o Acrobat Como esse recurso funciona, deve haver dados suficientes sobre a estrutura da tabela no PDF ... mas, por algum motivo, ele não está sendo usado com essas configurações.

    

Answer 1

No final, eu fui com anexos em PDF de acordo com a sugestão do mtone em um comentário sobre a resposta de Alan G. Veja como adicionar um anexo a um PDF (resumo rápido: em Acrobat X Pro, é apenas um caso de clicar no ícone de clipe de papel à direita e, em seguida, adicionar o arquivo dessa janela e salvá-lo).

Aqui estão os resultados do meu teste básico, comparando as duas opções:

Anexos

• no Acrobat e no Reader
  • Abre mostrando o PDF da maneira normal, com o painel 'Anexos' à esquerda da página aberto por padrão, mostrando o anexo (muito pequeno) com um ícone específico do tipo de arquivo (também muito pequeno). O nome do arquivo é muito curto, então, para ser óbvio para os usuários comuns o que está acontecendo, um nome de arquivo muito curto e autoexplicativo (por exemplo, "DATA.xls") é uma boa ideia.
• Em não-Adobe (por exemplo, Chrome, Mac Preview)
  • Abre o PDF normalmente. Não há evidências de que haja um anexo nem uma maneira óbvia de acessá-lo se um usuário estivesse esperando por ele. Dito isso, também não há nenhum dano em comparação com o fato de não ter nenhum anexo, além de um tamanho de arquivo maior.

Portfólios PDF

• no Acrobat e no Reader
  • Uma interface muito diferente é mostrada. Você tem algumas opções (na minha opinião, bastante bregas) de interfaces estilo "wooshy" de 2006 para clicar no conteúdo do portfólio, onde cada item precisa ser clicado duas vezes para ser visto em algo diferente de uma prévia . Eles são todos bastante perturbadores e não muito intuitivos para alguém que espera um PDF normal. A primeira página do PDF principal é pré-visualizada no centro. Se for mais de uma página, um usuário médio pode não perceber que pode obter mais páginas clicando duas vezes para abri-lo - as pessoas familiarizadas com as interfaces 'PDF page turner' podem pensar que as coisas que vêem são todas as páginas que podem receber .
• Nas versões mais antigas do Reader / Acrobat (7 e anteriores)
  • De acordo com este tópico , os portfólios são tratados como PDFs com anexos, mas uma mensagem "otimista" é exibida perguntando ao usuário para atualizar. Há discussão de muitos casos em que isso é indesejável e causa desperdício de tempo e distração.
• Em não-Adobe (por exemplo, Chrome, Mac Preview)
  • Uma mensagem grande e feia dizendo ao usuário para obter o Adobe Reader, e não vejo como o usuário pode ver o PDF original se isso não for uma opção (por exemplo, se ele estiver em uma rede controlada ou se eles não quiserem instalar ~ 500 MBs (!!) de software apenas para ver um PDF ...).

No meu caso, os anexos são definitivamente o melhor caminho - nossos PDFs são deliberadamente simples (para consumo doméstico não impressão profissional), portanto a compatibilidade entre clientes é importante e não dar mais trabalho ou aborrecimento para nossos usuários finais é muito importante . Além disso, os principais portfólios de "recursos" têm mais anexos (uma interface simples) no nosso caso, mais parecidos com uma obstrução do que com um benefício.

Se você percorrer o caminho do portfólio, verifique o comentário de Matthew Oglethorpe no tópico vinculado acima no PDF Portfolio para trás compatibilidade . Aparentemente, se você substituir a capa do portfólio na "barra de ícones vertical (coluna esquerda, 3 botões na minha configuração), clique no ícone Páginas (acima)" em View > Portfolio > Cover page , você pode remover a tela de propaganda para as pessoas em versões mais antigas do Acrobat. Pode funcionar apenas no Acrobat 9, não testado.

Olhando para a maneira que, em um Mac, essa tela feia é usada como o ícone do arquivo na área de trabalho, acho que o método acima também pode funcionar para substituir a tela para usuários não-Adobe com algo útil. Mais uma vez, não testado.

    

Answer 2

Por que você não pode oferecer a tabela como uma planilha como um download separado?

Coloque um link no documento original que diz: "Se você quiser esses dados como uma planilha para sua própria análise, clique aqui para fazer o download." O link levará o usuário a uma página da Web com todas as planilhas. O XLS (ou CSV, ou qualquer formato de arquivo que você queira usar) precisará apenas do mínimo de formatação, como o nome da sua empresa e informações de contato, e a marca do PDF será preservada.

É possível no Acrobat Pro para exportar o texto como um documento do Word, que possui uma tabela, que pode ser colada no Excel, mas suponho que você queira o menor número de etapas possível. Eu digo que você está buscando os meios à custa dos fins. Se você quiser que seus usuários tenham uma planilha, dê a eles um.

    

Answer 3

Fora do cuff, eu diria que a solução mais simples seria incluir o documento e a (s) planilha (s) em um portfólio PDF. O Acrobat tem esse recurso desde a v8, iirc. O único problema que você pode encontrar são as pessoas que usam algo diferente do Reader para abrir o PDF, se a solução de terceiros não entender os portfólios, mas o Reader é a única maneira totalmente confiável de ler um PDF em qualquer caso (como um gráfico). designer, eu me deparo com um problema quase toda vez que envio uma prova em PDF para um cliente que usa o Mac Preview ou algum outro "visualizador de PDF" que não implementa realmente a especificação completa do PDF.

    

Answer 4

Eu mesmo enfrentei esse problema e resolvi o problema.

Aqui está outra solução simples:

1. Copie e cole do PDF para o Microsoft Word.
2. Copie e cole do Microsoft Word para o Excel