Existem ferramentas para ajudar a reduzir o tamanho dos arquivos de planilhas do Excel?

Question

Eu tenho uma planilha do Excel que é basicamente apenas uma planilha de modelo sem dados reais preenchidos. O modelo não é tão grande. Células conhecidas e planejadas para serem preenchidas com texto (sem fórmulas mais) ou intervalo de formatação da seguinte forma:

• Folha 1 - A1: C19
• Folha 2 - A1: K8
• Folha 3 - A1: E6

Os dois últimos intervalos são formatados como tabelas.

Eu não acho que isso deve ser um arquivo muito grande, mas o tamanho do arquivo é superior a 5 MB.

Em um ponto, foi mais de 10 MB. Então, descobri que havia preenchido uma fórmula em uma coluna inteira. Depois que eu deletei a fórmula completamente (foi considerada supérflua), o tamanho foi reduzido para os 5 MB atuais.

Existe alguma ferramenta embutida ou plugins disponíveis que podem me ajudar a analisar a pasta de trabalho para outros porcos espaciais como esse? Eu realmente quero que essa folha seja reduzida em tamanho, já que vou copiá-la para reutilizar um lote .

EDITAR :

Para registro, um amigo me ajudou a descobrir qual era o problema com esse caso em particular.

Apesar de eu não ter mais conteúdo na maior parte da planilha, o Excel ainda retinha o milhão de linhas extras porque costumava ter conteúdo (a fórmula que eu tinha ativado) . Presumivelmente, isso ocorre porque o Excel ainda acha que preciso deles por qualquer motivo.

A solução é destacar todas as linhas que eu não preciso, clique com o botão direito e selecione excluir. A planilha agora tem apenas algumas centenas de K (a maior parte provavelmente porque o logotipo da empresa está incluído).

Ainda assim, eu ficaria muito interessado em saber se há ferramentas ou plugins que possam ajudar a detectar essas coisas no futuro.

    

Answer 1

Como foi apontado nos comentários. Depois que o Excel tiver uma entrada em uma célula, a limpeza do conteúdo da célula não "excluirá" a linha / coluna, mas deixará uma entrada nula.

Portanto, se você inserir dados em uma linha / coluna além do fim lógico de seus dados, deverá sempre excluir a linha / coluna e não esvaziar a célula.

O mais próximo de uma ferramenta interna para detectar isso é as barras de rolagem. Eles fornecem uma indicação visual de quantas linhas / colunas existem na planilha ativa. Quanto menor a barra de "elevador", mais linhas ou colunas você tem na planilha. Além disso, se você estiver na última linha ou coluna e a barra de rolagem ainda tiver muito espaço para percorrer, você sabe que há "algo por aí". Depois de sintonizar seus olhos para isso, você logo identificará o problema novamente.

    

Answer 2

Para detectar facilmente, vá para A1, pressione Ctrl + End. Ele irá levá-lo para a última célula. Agora verifique as barras de rolagem (conforme respondidas acima). Identifique as células em branco que você não precisa. Selecione Linhas não necessárias, clique com o botão direito em excluir & então SAVE. Repita o mesmo para colunas. GARANTA DE SALVAR após a exclusão, algumas versões do Excel não reduzem o tamanho / em branco completamente.

para enviar arquivo (s) por e-mail, basta zip-lo.

    

Answer 3

Mais duas dicas que encontrei que funcionam em determinadas circunstâncias (sendo a primeira a mais óbvia):

1. Verifique se há folhas ocultas não utilizadas - exclua, se possível
2. Verifique o Gerenciador de nomes: Descobri ocasionalmente que pode haver dezenas ou centenas de "nomes" não utilizados, por exemplo. gerado automaticamente pelo relatório SAP BEX. Exclua todos eles, mas salve uma cópia para o caso de você excluir algo importante! Isso pode reduzir significativamente um arquivo grande.

Answer 4

apenas copie o conteúdo para uma nova planilha. Voila .. tamanho reduzido ..

Em segundo lugar, Por acaso o seu compartilhamento permitiu? Se sim, desabilite-o e desative as alterações de faixa e veja a mágica

    

Answer 5

Se você só precisar de um tamanho menor para enviar o arquivo para outro lugar, eu tive um arquivo Excel de 14MB (11 x 34000 linhas) criado em 2010 - executei-o no Winrar e ele se tornou 907kb