Além das preocupações de Warren sobre filas de convidados, em que ponto do processo você estará copiando fotos?
As pessoas tiram fotos em intervalos de alguns minutos, portanto, a menos que você queira fazer uma cópia completa antes de cada convidado da câmera sair, talvez seja necessário manter um registro do que estava no cartão anteriormente e o que está nele agora, então fazendo uma cópia de qualquer coisa nova.
Isso pode resolver o problema de copiar conteúdo antigo se os convidados fizerem o check-in com seu sistema assim que chegarem. Durante o check-in, basta levar uma lista de arquivos e, em seguida, os convidados podem atualizá-los sempre que quiserem. Assim, você não precisa se preocupar com a possibilidade de copiar fotos nuas / de feriado / tiragem de trem.
Essa abordagem poderia introduzir o problema de visitas demais, mas estabeleceria um tipo de "quase ao vivo" se você estivesse com a ideia de apresentação de slides de um dia.
No geral, não tenho certeza se o software existe para gerenciar o processo desde o começo ao fim, mas parece uma boa ideia escrevê-lo.