Fazemos desenvolvimento de software e usamos e-mails para comunicação formal com o cliente e seus outros fornecedores. Duas coisas são essenciais:
O que fazemos agora é criar uma pasta pública no Outlook para cada recurso que discutimos. Sempre que enviamos ou recebemos e-mails, os copiamos para a pasta relevante.
Funciona, mas permanece inalterado desde o século passado e eu me perguntei se os recursos modernos do Outlook, como a marcação, poderiam ajudar. Não é necessário que isso seja automatizado, mas seria bom se pudesse ser semi-automatizado, então simplesmente marcar um e-mail também torna-o público / compartilhado.
Estamos executando o Outlook 2010 no MS Exchange (não sei a versão exata, mas nosso servidor é o Win 2008).