Certamente existem ferramentas como essa.
Os melhores sistemas de gerenciamento de documentos permitem o upload de arquivos para uma estrutura de pastas e a classificação dos metadados necessários.
Existem ferramentas não gerais também. Confira a " Picasa " ferramenta de gerenciamento de imagens do Google, que funciona como você descreveu. Ele monitora um conjunto de pastas para novas imagens e indexa automaticamente e faz referências cruzadas aos metadados. Quaisquer alterações nos meta-dados são gravadas de volta nos arquivos de maneira padrão, usando os padrões de meta-dados EXIF e IPTC, para que os arquivos permaneçam totalmente portáteis.
Sua implicação é que você quer fazer isso sem o uso de ferramentas. Isso não é possível, pois não são construídos dessa maneira nativamente. Você precisaria, no mínimo, usar uma interface de "explorador" de substituição que compreendesse como os metadados estavam sendo indexados e gerenciados - daí a necessidade de um sistema de gerenciamento de documentos. A outra questão é que os DMS decentes não são baratos. Daqueles que têm versões gratuitas, a maioria será agora baseada em navegadores de internet - como o Maia e estes raramente são tão confortáveis use como uma interface nativa.