O add-in Taglocity do Outlook tem alguns ótimos recursos de categorização / marcação. A versão gratuita lhe dará algumas ferramentas úteis para categorizar rapidamente o email (a interface é muito melhor do que a que vem embutida no Outlook, com base na minha experiência ao longo de alguns anos de uso). Você pode se beneficiar mais se as outras pessoas na conversa também usarem o Taglocity, já que as categorias que você anexa a uma conversa podem ser compartilhadas em todo o segmento ( Usando Taglocity 3 com outros ).
Se você atualizar para a versão paga do suplemento, também terá alguns recursos de categorização automática disponíveis.