Este é provavelmente um daqueles casos em que tentar homebrew uma solução é centavo sábio, mas libra tola.
Os usuários deste sistema não serão tolerantes com nenhum problema, e você realmente quer estar lidando com o diretor de atletismo quando o sistema quebrar?
Existem muitas soluções comerciais bem suportadas e bem integradas que fazem isso - o dinheiro da universidade seria bem gasto em uma delas.