Qual é a melhor maneira de dividir grupos organizacionais no Sharepoint?

Question

Minha organização espera usar o SharePoint para um gerenciamento simples de documentos.

Temos várias diretorias: Proerty Board, Membership Board, etc. Cada uma dessas diretorias precisa de um repositório de documentos. Isso é tudo que eles precisam agora. No futuro, eles podem aproveitar um pouco mais do incrível que é o Sharepoint, mas, no momento, estamos apenas procurando por um simples gerenciamento de documentos.

1. Devo criar um subsite separado para cada quadro ou apenas criar várias bibliotecas de documentos no mesmo site raiz.
2. Se eu fizer o último - criar várias bibliotecas no site raiz - e depois decidir dar a um quadro seu próprio subsite, posso mover a biblioteca para o subsite?

Answer 1

Se você quiser usá-lo mais no futuro, recomendamos configurá-lo em sites diferentes. Como efeito colateral, também reduz a probabilidade de documentos serem colocados no lugar errado (levemente).

Quanto à cópia de lista; é possível usar modelos de lista para listas pequenas (< 10MB), mas obviamente isso não será uma opção para até mesmo um pequeno repositório de documentos.

Eu já fiz isso no passado usando as extensões de stsadm de Gary LaPointe , mas você precisa do acesso administrativo correto para fazê-lo.

    

Answer 2

Ao iniciar o SharePoint, a maioria das organizações com as quais trabalhei descobriu que é mais simples, melhor. Minha recomendação é começar com várias bibliotecas de documentos, se as placas precisarem de permissões diferentes para os documentos. Se todos eles tiverem o mesmo nível de acesso aos documentos, eu usaria metadados em uma biblioteca de documentos para navegar.

Se você precisar reorganizar mais tarde, use a opção Abrir no Explorer nos locais novos e existentes para mover documentos para frente e para trás. Abrir no Explorer pode ser complicado às vezes, mas há boas informações disponíveis se você ficar preso.