você pode sempre criar uma macro curta que chame seu modelo
Sub TemplateName()
Dim newItem
Set newItem = Application.CreateItemFromTemplate("C:\...path to your template.oft")
newItem.Display
Set newItem = Nothing
End Sub
e adicione-o como um botão no seu menu. ele não substituirá o botão "novo e-mail", mas ficará bem próximo a ele e funcionará de maneira muito semelhante, apenas trazendo o seu modelo e não o modelo padrão.
Boa sorte!