Você tem configurações no calendário da sua conta de e-mail, conhecidas como provisórias, para que você possa definir o calendário de usuários para colocar um espaço reservado provisório para aceitação ou rejeição.
Se você acessar o arquivo > Opções > Mail > Rastreamento Sroll down > tick / un-tick 'Processar automaticamente pedidos de reunião e respostas a pedidos de reunião e sondagens'
Isso deve permitir que você altere o comportamento, embora seja possível obter mais controle alterando esse back-end não por meio do Outlook. Qualquer engenheiro de TI do Exchange deve poder alterar esses back-end.