Como organizar melhor o e-mail no Gmail por meio do cliente IMAP? [fechadas]

Question

Tenho muitos emails não lidos e lidos na conta do Gmail; Está criando problemas dia a dia, pois só verifico e-mails em dias alternados.

Quais são as maneiras de reduzir isso e para que eu possa me concentrar no e-mail que eu preciso responder ou estão relacionadas ao trabalho. Estou usando o IMAP e outros métodos de classificação ou filtragem, mas isso ainda cria uma confusão para mim. Talvez algum tipo de estrutura de pastas que ajudaria?

Eu quero poder acessar e-mails importantes com mais rapidez e ter e-mails indesejados excluídos.

    

Answer 1

Aqui estão algumas sugestões baseadas em uma premissa chave - a caixa de entrada não deve ser armazenamento, deve ser uma caixa de entrada - onde os emails chegam e você pode lidar rapidamente com eles ou enviá-los para outro mecanismo onde eles será seguro, mas o mais importante é que eles são removidos da caixa de entrada rapidamente.

Se você estiver usando o IMAP para acessar seu Gmail, não poderá usar alguns deles. Se você é sério em manter o e-mail organizado e gerenciável, ainda não encontrei um cliente IMAP capaz de acompanhar as habilidades da interface da Web.

Filtro de maneira agressiva.

Comece a usar filtros para organizar a caixa de entrada. Por exemplo, se você receber lembretes de faturas recorrentes ou confirmações de pagamento de seu utilitário, provedor de Internet etc., crie filtros para eles. Não há necessidade de estarem na sua caixa de entrada. Depois de filtrados e rotulados, você sempre saberá onde eles estão quando você precisar deles.

Ativar caixa de entrada prioritária.

Estratifica sua caixa de entrada e destaca os e-mails mais importantes primeiro.

Considere a metodologia GTD.

A maneira como isso funciona para mim é quando eu verifico e-mails (não recebo e-mails, verifico e-mails, ou seja, não os tenho sempre sobre o que é uma grande distração), ou eu ligo com um e-mail ausente (se levar menos de X minutos, onde X deve ser 5 ou menos), ou vai em uma lista / calendário para ser tratado mais tarde. A chave é arquivar o email, independentemente do que você faz. Por quê? Porque você já cuidou disso ou de outro lugar onde será cuidado; não precisa mais ficar na sua caixa de entrada.

Ativar envio e arquivamento.

Isso torna o número 3 mais fácil quando se lida com um email envolve responder. Adiciona um botão que envia e arquiva o email, facilitando muito isso.

Confira o Boomerang para o Gmail .

Eu não uso muitas extensões / plugins do Gmail, mas este é um deles. Em essência, ele lida com o arquivamento e, em seguida, desarquivará um e-mail com ótimas opções de agendamento. Por que isso é útil? Às vezes, quero apenas que um e-mail seja removido (caixa de entrada limpa), mas não tenha energia mental nem tempo para lidar com ele ou movê-lo para uma lista / calendário. Isso também pode ser útil para desarquivar emails enviados , especialmente para pessoas que você sabe que deixarão os emails cairem nas rachaduras. E-mails que são "boomeranged" acabam em sua caixa de entrada novamente, quando você especificamente, marcados como não lidos.

Vou atualizar isso quando pensar em mais algumas ferramentas / truques que eu uso.

    

Answer 2

Você pode gerenciar isso diretamente do Gmail. E-mail é ótimo, exceto quando há muito dele. "O Gmail tem" Caixa prioritária ", que identifica automaticamente seu e-mail importante e o separa de todo o restante, para que você possa se concentrar no que realmente importa."

A Caixa prioritária pode ajudar a economizar seu tempo se você ficar sobrecarregado com a quantidade de e-mails que recebe. Ele tenta identificar automaticamente suas mensagens importantes e as separa de todo o resto. O Gmail usa uma variedade de sinais para priorizar suas mensagens recebidas, incluindo as pessoas com quem você mais enviou e-mails e com as quais as palavras-chave aparecem com frequência nas mensagens que você abriu recentemente.

Quando você clica no link de navegação da Caixa de entrada prioritária no lado esquerdo dos seus e-mails, as mensagens são agrupadas em três seções: Importante e não lida, Com estrela e Tudo o mais.

Se a Caixa prioritária errar um e-mail como importante ou não sinalizar um que seja importante para você, você poderá ensiná-lo a fazer melhores seleções. Basta selecionar a mensagem em questão e clicar no botão "marcar como importante" ou "marcar como não importante"; eles são os botões com ícones de mais e menos à esquerda dos menus suspensos Mover para e Etiquetas.

Quando você marca uma mensagem como não importante, ela sai da seção Importante. Com o tempo, a Caixa prioritária vai aprender o que é importante para você e incorporar o feedback que você fornecer por meio desses botões.