Eu comecei a usar o Outlook como um cliente IMAP para o Gmail. Até agora, eu nunca excluo e-mails no Gmail (usando a interface da web) ... Eu sempre clico em "Arquivo" que simplesmente remove o e-mail da Caixa de Entrada do Gmail, mas o deixa no "Todos os E-mails" pasta do GMail.
Eu gostaria de fazer a mesma coisa no Outlook ... quando eu "excluir" um e-mail, em vez de excluí-lo, quero simplesmente removê-lo da Caixa de entrada do Gmail. Dessa forma, o e-mail continuará no Gmail e poderá ser pesquisado posteriormente.
P.S. A mesma coisa para o meu iPhone ao gerenciar e-mails de lá também.
Consulte a documentação do Google aqui para obter dicas sobre como configurar pastas para manipular a exclusão corretamente. O comportamento padrão do Outlook faz o que você deseja, embora o iPhone exija ações diferentes para fazer o que você quer (que também são descritas no link).
Defina um filtro para após a exclusão de uma mensagem, mova o e-mail ou copie o e-mail da Lixeira para a pasta Todos os e-mails IMAP.
Para o iPhone, nunca encontrei uma maneira de fazê-lo também - esperar que outros usuários mais inteligentes respondam a essa pergunta em relação à exclusão do iPhone.
Outra opção é mudar seu comportamento. Eu uso o Gmail e, às vezes, quero excluir uma mensagem. Às vezes, quero arquivá-la.
Não importa como seu dispositivo ou cliente esteja configurado, movendo uma mensagem para "Todos os e-mails" arquivará.