Existem várias maneiras de conseguir isso. Atualmente, tenho um acordo semelhante, embora com um computador. Aqui estão algumas opções:
Emails recebidos
Opção 1
Você tem controle do servidor do Exchange? Algumas versões do Windows Server têm um conector POP3 - eu sei que o Windows SBS Server 2008 funciona. Você pode configurar isso para baixar emails de uma conta POP3 e colocá-los na caixa de correio de um usuário do Exchange. Isso distribuirá automaticamente o email de entrada para todas as cópias do Outlook conectadas a essa conta do Exchange.
Se a sua versão do Windows Server não incluir, você poderá adquirir software de terceiros com funcionalidade semelhante, por exemplo: link
Opção 2
Você pode adicionar uma conta POP3 ao Outlook como faria normalmente. As versões mais recentes do Outlook permitem que você escolha onde essa conta enviará e-mails - assim, depois de configurar a conta, em Configurações da conta, clique em Alterar pasta e selecione a pasta da caixa de entrada Exchange . entregar os e-mails para.
Você pode configurar essa conta POP3 em cada um dos três computadores ou escolher uma. Se você escolher um, esse computador precisará permanecer com o Outlook aberto para que possa baixar os e-mails recebidos. No entanto, se você configurar cada computador para poder fazer o download de emails POP3, será necessário desmarcar a seguinte configuração - "Deixar uma cópia das mensagens no servidor". Se isso continuar, cada computador fará o download de cada e-mail, resultando em três cópias do mesmo e-mail.
Opção 3
Se você tiver controle sobre o servidor de e-mail que lida com e-mails recebidos para o seu domínio, configure uma regra nesse servidor que encaminha os e-mails recebidos para o endereço de e-mail da conta do Exchange.
Emails enviados
Opção 1
Se isso estiver disponível para você, configure a conta do Exchange para enviar o novo endereço. Não sei se você administra o Exchange Server - se conseguir, posso fornecer conselhos nos comentários. Caso contrário, entre em contato com o administrador.
Opção 2
Configure uma conta POP3 em cada computador. Para qualquer email que o usuário precise enviar do novo endereço, ele poderá selecionar a conta no campo De no Outlook. Isso geralmente terá que ser feito manualmente, a menos que você tenha optado pela opção 2 pelos e-mails recebidos. Se o Outlook baixar o e-mail recebido via POP3, ele será inteligente o suficiente para responder a e-mails usando a mesma conta de e-mail.
Observe que, se você configurar uma conta POP3 em cada computador, poderá acabar com várias cópias dos mesmos emails (veja minhas observações acima na Opção 2 para emails recebidos). Para evitar isso, insira detalhes falsos para o servidor de email de entrada, para que ele não baixe nenhum email com êxito ou desabilite a conta de email de receber emails nas configurações de Envio / Recebimento.
Desculpe pela resposta longa, mas sem saber sua configuração exata, não posso fornecer conselhos mais específicos. Espero que isso ajude.